Assistant Polyvalent - Office Manager H/F - Groupement E-Santé Pays De La Loire

Le Groupement e-santé Pays de la Loire est le GRADeS régional, au service du développement du numérique en santé. Présent dans les 5 départements, notre mission est de faciliter les usages numériques des professionnels de santé et du médico-social pour répondre aux enjeux de santé d'aujourd'hui et de demain.

Nous proposons des services et des outils numériques aux établissements de santé, structures médico-sociales et sociales, professionnels libéraux, collectivités et réseaux de santé.
Organisation à but non lucratif, soutenue par l'ARS Pays de la Loire, nous accompagnons 661 adhérents dans leurs projets numériques, en apportant expertise, outils, accompagnement et formation.En remplacement de notre assistante polyvalente / office manager en congé maternité, vous êtes la personne-clé qui fait tourner le Groupement au quotidien.

En véritable Office Manager polyvalent, vous garantissez la fluidité de l'organisation interne et la qualité de l'expérience proposée à nos 661 adhérents comme à nos équipes.

Votre rôle : anticiper, organiser, simplifier.

Vous intervenez en appui direct du pôle administratif, RH et finances pour optimiser nos process, fiabiliser notre fonctionnement et soutenir une équipe engagée au service du numérique en santé.

Ce poste demande autonomie, sens du service, rigueur... et l'envie de contribuer concrètement à un projet d'intérêt général.

ACTIVITES PRINCIPALES

1. Relation adhérents & gestion administrative

- Suivi des 661 adhérents du Groupement : intégration, demandes d'adhésion, mises à jour.
- Facturation, suivi des règlements et relances.
- Gestion et tenue à jour des contacts, données et flux d'informations.
- Aide à l'intégration des factures dans notre outil de dématérialisation,

2. Services généraux & fonctionnement interne

- Gestion des badges d'accès, du courrier (mail & papier), des consommables, des fournitures.
- Suivi de la flotte de véhicules.
- Organisation et amélioration continue des espaces de travail.

3. Gestion des locaux & prestataires

- Coordination quotidienne avec les prestataires : ménage, maintenance, petits travaux.
- Suivi des contrôles réglementaires et interventions.
- Interface interne/externe pour garantir un environnement de travail fiable et accueillant.

4. Logistique & déplacements

- Aide ponctuelle aux réservations : trains, avions, hôtels.
- Commande et suivi des plateaux-repas pour les formations.

5. Événementiel interne

- Co-organisation, avec l'équipe communication, des événements du Groupement : assemblées générales, rencontres internes, moments d'équipe.

Le poste pourra nécessiter le traitement de données à caractère personnel sensible. La nécessité de préserver la confidentialité de ces informations sera impérative.

Vous gérez en autonomie une multitude de missions et de projets.

Ce qui rend le poste vraiment intéressant

- Votre périmètre est large : aucune journée ne ressemble à une autre.
- Vous êtes au coeur de l'activité du Groupement et en relation avec tous les métiers.
- Votre impact est concret et visible : si ça fonctionne, c'est en grande partie grâce à vous.
- Vous travaillez dans un secteur porteur et utile : le numérique en santé.

De nature positive, vous êtes reconnu pour votre enthousiasme communicatif et votre sens du relationnel.

Vous avez un excellent sens du service, de la rigueur et démontrez votre fiabilité en toutes circonstances. Vous êtes dotée d'un bon sens de l'organisation et de l'anticipation. Vous aimez prendre des initiatives et trouver des solutions à toute sorte de situation.

Vous disposez d'une première expérience réussie sur des missions similaires (assistante polyvalente, office manager, gestion administrative, services généraux...).

Vous avez une bonne expression écrite et orthographe et maîtrisez les outils informatiques courants (word, excel...).