Un·e Assistant·e de Direction du Pôle Éducation - Mairie Aytre H/F - Communes

Un/e assistante de direction du pôle éducation

Aytré, un territoire attractif et dynamique
Située en Charente-Maritime et limitrophe à La Rochelle, la commune littorale d'Aytré occupe les rangs de seconde ville de la Communauté d'Agglomération de La Rochelle et de 5ème du département de Charente-Maritime.
Caractérisée par la richesse de sa biodiversité avec 3 kilomètres de littoral préservés dont 1,5km de plage, un marais doux et 25 hectares d'espaces naturels classés « Natura 2000 » la ville est également connue pour son dynamisme économique avec sa zone d'activité dite de « Belle Aire » et la présence de l'entreprise Alstom dans son coeur de ville.

Contexte
Suite à un départ à la retraite au sein du Pôle Education, la Ville recrute un-e Assistant-e de direction chargé-e d'épauler le directeur (et/ou) son adjointe dans l'organisation du travail du pôle éducation et des missions qui en découlent, le suivi comptable. Vous serez sous l'autorité directe du directeur.

Missions principales :

En tant qu'assistante de direction du Directeur du pôle éducation :
o Organisation de la vie professionnelle du directeur ou de l'élu(e) associé(e) :
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages, courriers
o Établir une relation de confiance avec le directeur ou l'élu(e)
o Assister lors des réunions pour établir un compte rendu

o Suivi des projets et activités de la direction :
o Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
o Suivre l'exécution budgétaire du service
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
o Prendre des notes, mettre en forme et enregistrer tous types de courriers, archivage

o Accueil physique et téléphonique des parents, partenaires institutionnels ou fournisseurs :
o Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
o Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
o Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
o Gestion du logiciel métier spécifique EDUCATION

o Production de documents d'aide à la décision :
o Faire les comptes-rendus des commissions municipales ou autres réunions

En tant que gestionnaire du budget du Pôle Education :
o Réaliser les engagements, les bons de commande et le suivi des crédits
o Réceptionner, traiter, vérifier et classer les pièces comptables
o Apprécier la validité des pièces justificatives
o Contrôler les factures et les valider
o Classer, archiver les pièces et documents comptables ou financiers
o Tenir à jour des tableaux de bords de suivi des engagements et réalisations

Formation et qualification :
- BTS assistante de gestion ou expérience équivalente ou BTS assistant manager ou expérience similaire souhaitée dans une collectivité territoriale

Ressources et Compétences :

Connaissances théoriques et pratiques :
- Connaissance de la réglementation concernant les politiques éducatives.
- Connaissances des circuits et procédures administratives (fonctionnement des assemblée délibérantes)
- Connaissance et maîtrise des outils informatiques Word, Excel, Power Point, logiciel métier, visio conférence.
- Connaissances du fonctionnement d'une collectivité.

Savoir-faire :
- Maîtriser les techniques de secrétariat, de gestion comptable.
- Savoir gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences.
- Assurer une bonne transmission de l'information.
- Savoir prendre des initiatives.
- Produire un travail rapide, fiable et de qualité.
- Savoir respecter les procédures.
- Posséder des qualités d'organisation et de classement.
- Organiser des réunions : rédaction de convocations, de courriers et de comptes rendus.
- Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs.

Savoir-être :
- Autonome,
- Disponible, réactif et organisé.
- Rigueur et fiabilité.
- Maîtrise de soi, sérénité et recul, sens des responsabilités.
- Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus.
- Capacité d'adaptation.
- Capacité d'écoute et aptitude au dialogue.
- Sens des relations humaines, diplomatie, discrétion professionnelle.