Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Ressources Formation

A propos du poste
Nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour renforcer notre équipe et assurer le bon fonctionnement administratif de nos dispositifs de formation sur nos sites de la Seine-et-Marne (77).

Missions
- Contribuer à l'organisation des réunions d'information collectives.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique, informer et orienter les publics.
- Gérer et suivre les certifications TCF et DELF : inscriptions, convocations, paiements, organisation des sessions, préparation des salles, suivi des statistiques.
- Facturer les heures de formation via la plateforme SAFIR.
- Saisir les données selon les besoins sur les plateformes SAFIR, KAIROS, DEFI.
- Gérer et suivre les émargements via SoWeSign.
- Collecter, classer et archiver les kits administratifs et pédagogiques pour tous les groupes d'apprenants.
- Assurer le suivi administratif des dossiers de rémunération des apprenants (plateforme DEFI).
- Apporter un appui administratif à l'équipe pédagogique autant que de besoin.

Profil recherché
Formation : Bac minimum en administration, gestion ou secrétariat.
Expérience : 2 ans sur un poste similaire, idéalement dans un organisme de formation ou une structure d'insertion.
Compétences techniques : maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) ; connaissance des outils SAFIR, KAIROS, DEFI et SoWeSign appréciée.
Savoir-faire et qualités personnelles : rigueur, sens de l'organisation, gestion des priorités, autonomie, réactivité, esprit d'initiative et capacité à travailler en équipe.
Qualités relationnelles : sens de l'accueil et bonnes aptitudes à communiquer avec les publics.

Prise de poste : à compter du 02/01/2026, pour une durée de 6 mois.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.