Assistante au Pôle National des Certificats d'Économies d'Énergie H/F - Direction Générale de l'Energie et du Climat (DGEC)

En équipe avec deux autres agents :
1/ Assurer l'enregistrement de l'ensemble des dossiers, courriers et actes administratifs produits par l'équipe dans les outils de gestion informatique du PNCEE :
o enregistrement des nouvelles demandes dans la base de données de suivi des demandes (outil informatique dédié « ODICEE »),
o autant que de besoin, participation à l'instruction administrative des demandes,
o finalisation administrative des demandes (mise à signature et enregistrement des décisions de délivrance de CEE ; plateforme informatique dédiée « EMMY »),
o archivage des demandes traitées.
2/ Assurer les tâches classiques de secrétariat du PNCEE :
o Gestion du courrier arrivée et départ,
o Gestion de la boîte mail
o Accueil des visiteurs,
o préparation des réunions (réservation de salles et de matériel numérique),
o accueil téléphonique,
o suivi et commande des fournitures,
o préparation de l?arrivée des nouveaux agents.

3/ Mise à jour ou élaboration des procédures encadrant ces activités.
D'autres tâches pourront être confiées en fonction de l'évolution organisationnelle du PNCEE.
Vous êtes placé sous la responsabilité de la cheffe du pôle et de ses adjoints en son absence. Vous faites partie d'une équipe dynamique de 26 personnes.
Relations internes : contact permanent avec le reste de l'équipe du pôle national. Relations ponctuelles avec le secrétariat des autres services de la DGEC. Relations régulières avec le bureau des affaires financières et logistiques de la DGEC.
Relations externes : relations avec le teneur du registre national des CEE (plateforme EMMY), le secteur privé (notamment les fournisseurs d'énergie : EDF, Engie, Total), les collectivités territoriales, les bailleurs sociaux, et les bénéficiaires du dispositif.
Le titulaire du poste garantit la bonne organisation de la gestion des demandes de CEE (enregistrement, affectation aux instructeurs, information des demandeurs de CEE), essentielle pour le bon fonctionnement des missions du pôle national.
Il est souvent le premier point de contact entre les acteurs extérieurs (déposant les demandes) et le pôle national.

https://www.dailymotion.com/video/k48DbPYraAojwCBIb50

Compétences
- Techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Open Office, Microsoft Office), capacités rédactionnelles
- Transversales : Qualités de rigueur et d'organisation, autonomie, disponibilité importante, esprit d?initiative, capacité d'adaptation
- Relationnelles : Capacité à travailler en équipe, capacité d'accueil téléphonique, esprit pédagogique

Un parcours de formation individualisé est établi à la prise de poste. Autant que de besoin, les compétences techniques nécessaires pourront être acquises par le biais d'une formation au sein du ministère ou au sein du pôle national (maîtrise de l'outil ODICEE).