Gestionnaire Administratif H/F - Profile Research

Objectif du poste

Assurer le suivi administratif et opérationnel des opérations de vente en bloc, en coordonnant les diagnostics immobiliers, la relation avec les occupants, les prestataires techniques et les équipes internes.

Missions principales

1. Gestion administrative des opérations

Préparer, contrôler et mettre à jour les documents nécessaires aux opérations de vente (baux, quittances, plans, diagnostics, documents techniques).

Constituer les dossiers à destination des services internes et des partenaires (juridique, notariat, gestion locative).

Suivre les échéances, assurer la conformité réglementaire et tenir les tableaux de bord à jour.

2. Coordination des diagnostics immobiliers

Planifier les interventions des diagnostiqueurs (DPE, amiante, gaz, électricité, etc.).

Informer les occupants et organiser les accès aux logements.

Suivre l'avancement des diagnostics et vérifier la complétude des rapports.

Relancer les prestataires en cas de retard ou de documents manquants.

3. Relation avec les locataires

Contacter les occupants (téléphone, email, courrier) pour organiser les rendez-vous.

Gérer les situations complexes : absences, refus d'accès, contraintes particulières.

Assurer une communication claire, professionnelle et respectueuse.

Documenter toutes les interactions dans les outils internes.

4. Support administratif transversal

Collaborer avec les équipes internes (gestion locative, technique, juridique, administratif).

Assurer l'archivage physique et numérique conforme aux procédures internes.

Rédiger mails, comptes rendus et notes de suivi.

Participer aux réunions internes et remonter les points sensibles.

- Bac +2 minimum (gestion, immobilier ou administratif).
- Expérience dans l'administration immobilière appréciée.
- Très bonne organisation, rigueur, capacité à gérer plusieurs dossiers.
- Aisance relationnelle avec divers interlocuteurs.
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, GED).

Qualités personnelles

- Diplomatie, patience, sens du service.
- Fiabilité, autonomie et réactivité.
- Bonne communication orale et écrite.