Ass Adm Politique de la Ville - Chargé des Intervenants au Fig H/F - Ca de Saint-Die-Des-Vosges

Intégré au service politique de la ville et au Festival International de Géographie, sous la responsabilité des directrices de service, vous assurerez les fonctions d'assistant administratif et vous serez chargé de l'accueil des intervenants au FIG.1/ Gestion administrative :
Assurer la gestion des courriers entrants et sortants.
Rédiger et mettre en forme des documents (rapports, comptes rendus, notes de synthèse).
Organiser et suivre l'agenda de la chef de projet
Tenir des tableaux de bords de suivis
2 / Coordination des réunions/actions :
Planifier et organiser des réunions (réservations de salles, envoi d'invitations).
Préparer les supports nécessaires pour les réunions (présentations, documents, tableaux d'analyse).
Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des réunions.
Élaborer et mettre à jour le planning des actions en lien avec les partenaires.
Favoriser la communication entre les différents acteurs impliqués dans les actions pour garantir une bonne articulation des projets.
3 / Suivi des projets :
Aider à la préparation et au suivi des projets en lien avec le chef de projet politique de la ville.
Collecter et synthétiser des informations pertinentes pour le chef de projet.
Organiser et suivre des groupes de travail thématiques par projet
Planifier les échéances des COTECH et COPIL.
4/ Communication :
Assurer la liaison entre le chef de projets et les différents acteurs (élus, partenaires, services internes, bailleurs sociaux, .).
Participer à la rédaction de documents de communications et d'information.
Missions : chargé des intervenants
1/ Logistique de l'accueil des intervenants :
Organiser la venue et le séjour de tous les intervenants (géographes, écrivains, artistes, groupes, partenaires, journalistes)
Transport : rechercher, réserver et acheter des billets (train, avion, calcul de frais kilométriques, note de frais, etc.) après validation des intervenants et sur la base du programme. Organisation des transferts internes et externes des intervenants.
Hébergement : contacter les hôtels, réserver des nuitées, envoyer le rooming lists, etc.
Restauration : contacter les traiteurs et réserver les repas, cocktails, etc.
Préparer et gérer les dossiers d'accueil (badge, feuilles de route, goodies, invitations, etc.)
2/ Coordination du pôle accueil des intervenants durant le festival :
Accueillir les intervenants
Responsable du pôle « accueil des intervenants » durant le Festival.
Coordonner les transferts avec le responsable du pôle chauffeurs
Préparer le planning général des transferts internes : gare ou aéroport/hôtels/lieux d'intervention - autres transferts
3/ Administration :
Suivre les factures et actualiser les budgets par section (transport, hébergement et défraiements, location des véhicules, etc.)
En collaboration avec la direction, réaliser des fiches et des outils pour coordonner les besoins humains et logistiques du Festival
4/ Suivi de projets :
Aider à la préparation et au suivi de certains projets existants : tombola, salon de la gastronomie

- Compétences en secrétariat, administration ou domaine similaire
- Poste statutaire ou contractuel
- Expérience antérieure dans un poste similaire est un plus
- Intérêt pour les enjeux de la politique de la ville et des affaires publiques
-, expression écrite et orale soignées, orthographe parfaite
- Sens de l'organisation et rigueur dans le travail.
- Bonnes compétences en communication interpersonnelle.
- Capacité à travailler en équipe et à gérer plusieurs tâches simultanément
- Expérience en conduite et animation de réunions
- Capacité d'analyse, d'évaluation et de synthèse
- Resistance au stress, réactivité et adaptation aux différents paramètres et changements de priorités qu'engendre un environnement de travail

- Pour le FIG pas de congés entre le 17/08/2026 et le 0910/2026

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques, Capacité à rédiger de manière claire et concise,Sens du contact et des relations humaines,Excellente maîtrise des outils bureautiques

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale