Chargé de Direction H/F - Service Public

Sous l'autorité directe du directeur de l'établissement, le chargé de direction H/F tient un rôle clef en apportant un appui permanent à la direction et au secrétariat général, en matière d'organisation de l'activité, notamment sur des sujets transversaux, et d'information des services, en vue de garantir une interface de qualité entre la direction et les interlocuteurs internes et extérieurs.
Sous l'autorité de la Direction et du Secrétariat Général, le titulaire du poste exerce les missions suivantes, en collaboration avec l'assistante de direction:
Missions principales:

Ø Assurer le support opérationnel de la direction et du secrétariat général pour garantir une organisation optimale du travail, par la préparation des dossiers de fond et la bonne coordination des agendas
Ø Programmer le calendrier annuel des instances, coordonner la préparation des réunions, assister à certaines séances et rédiger les comptes rendus de différentes instances (conseil d'administration, conseil des enseignants ...)
Ø Rédiger des courriers, notes et décisions
Ø Apporter un appui aux équipes du secrétariat général pour la gestion de dossiers transverses ou identifiés : organisation des concours d'enseignants-chercheurs, location de salles, actions et événements de communication interne et institutionnelle, organisation des déplacements...
Ø Instruire l'ensemble des informations écrites et orales, en assurer une circulation pertinente et veiller à l'actualisation des sites internet et intranet
Ø S'assurer du respect de la démarche qualité de l'établissement dans son secteur d'activité
Ø Gérer le dossier des élections internes et externes et contribuer à l'organisation des sections disciplinaires
Ø Participer au secrétariat en cas de mise en place de plans d'urgence ou d'une cellule de crise
Ø Organiser l'archivage des dossiers

· Maîtriser l'ensemble des outils bureautiques et de visioconférences
· Maitriser les techniques de de rédaction
· Savoir s'exprimer et rendre compte
· Savoir prioriser et respecter les échéances
· Connaître l'organisation de l'établissement
· Compétences avérées en anglais
· Maîtriser les règles qualité, de classement, et d'archivage
Connaissances en gestion financière publique
· Sens de l'organisation et rigueur
· Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
· Sens de l'accueil et du contact
Savoir faire preuve d'initiative et de polyvalence
· Réactivité face à des situations d'urgence
· Autonomie dans la tenue du poste
· Ponctualité et disponibilité en raison du besoin de couverture d'une large plage horaire et des pics d'activité
· Diplomatie