Assistante de Direction - Commune de Romans sur Isere H/F - Communes

Assurer une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

- Gestion :
- Agenda de Mme le Maire (prise de rendez-vous, lien avec les différentes institutions et les services de la mairie)
- Base de données contacts du cabinet (suivi et actualisation des contacts sur le logiciel Nelis et GMA)
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- Suivi administratif :
- Courrier entrant dans le service (diffusion aux élus, etc.)
- Courrier concernant le cabinet sur le logiciel Acropolis (traitement, rédaction de courriers « départ », suivi des indicateurs courrier pour répondre au Label Services Publics +)
- Budget du service (édition des bons de commande et engagements, traitement des factures sur Demabox, liquidations, suivi des lignes budgétaires : assurer un reporting régulier au directeur de cabinet.
- Fiches d'entretien des véhicules et bons d'essences.
- Actes de décès et de naissances pour courriers de condoléances ou de félicitations
- Dossiers usagers lors des permanences décentralisées

- Divers :
- Réalisation de publipostages / mises sous pli
- Convocations des élus et futurs mariés pour les signatures de la charte de mariage en lien avec le service Mairie [+]
- Saisie des congés des agents sur le logiciel dédié
- Commande des fournitures administratives
- Accueil des usagers et saisie des coordonnées lors des permanences du Maire

- Référent Label :
- Être garant des engagement SP +
- Assurer la gestion des réclamations
- Renseigner les indicateurs mensuels et en assurer le suivi
- Renseigner la base de connaissance des informations concernant leurs directions
- Présenter aux nouveaux arrivants les engagements

- Capacités rédactionnelles
- Disponibilité et réactivité
- Connaissances des outils bureautiques et logiciels métier
- Discrétion
- Organisation et rigueur
- Travail en équipe et en transversalité
- Utilisation des logiciels de comptabilité
- Maitrise de l'expression écrite et orale
- Priorisation et gestion de la charge de travail
- Polyvalence et adaptabilité
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
- Respect des procédures et des délais