Secrétaire du Service des Systèmes Numériques de l'Armement H/F - Direction générale de l'armement (DGA)

Le S2NA est un service technique, de près de 380 agents répartis sur toute la France. Les secrétaires et l'assistante de direction se répartissent le soutien de ces agents par sous-directions dont l'organisation est définie par la note d'organisation SDAG
Le poste se positionne dans un environnement composé d'un grand nombre de soutenus pour lequel la distribution de l'information ou le suivi coordonné d'échéances calendaires sont particulièrement importantes.
Le titulaire du poste travaille en lien avec ses homologues de la DGA.
La dématérialisation de la plupart des activités via des systèmes d'informations dédiés (Corail, Chorus DT...) conduit à une montée en responsabilité de la fonction de secrétaire
Le poste nécessite une autonomie importante sur le périmètre défini et requiert une capacité de prise d'initiatives à bon escient.
Les points clés concernent la bonne tenue des agendas des sous-directeurs, en coordination avec les secrétariats des autres sous-directions, la préparation et vérification des courriers soumis à signature, ainsi que la gestion des déplacements.Gérer la gestion du courrier en assurant :
- La distribution du courrier à son arrivée en version papier ou électronique ;
- La rédaction des documents courants ;
- Le suivi des parapheurs ;
- La mise en forme des documents à la signature des sous-directeurs, chefs de division ou de départements ainsi que la conformité des pièces jointes associées si ces derniers en contiennent ;
- L'envoi et le suivi des courriers partant des sous-directions en version papier ou électronique ;
- Le suivi des courriers dans Arcade ainsi que des actions afférentes.
Contribuer à l'assistance logistique de la direction en :
- Réservant les salles et/ou moyens ;
- Gérant les demandes d'autorisation d'accès ;
- Commandant et suivre les fournitures.
Suivre les arrivées et départs des agents au sein du service en :
- Mettant à jour l'Annudef et les listes de diffusion en conséquence sur la base des informations envoyées par SDAG ;
- Informant les nouveaux arrivants des moyens mis à leur disposition.
Assurer le soutien des agents pour leurs déplacements en :
- Vérifiant la mise à jour des profils et workflow des agents dans Chorus DT ;
- Rédigeant dans Chorus DT les ordres de missions et les liquidations associées, si demandés par les agents.
Contribuer à la cohérence des équipes en :
- Aidant à l'harmonisation du fonctionnement entre les différents secrétariats du service ;
- Participant au fonctionnement en réseau des secrétariats ;

5 ans dans le domaine du secrétariat