Assistante au Paad pour le Département Mécanique et Ires Ref 232 H/F - Université de Toulouse

La Faculté sciences et ingénierie (FSI), une des 5 composantes de l'Université de Toulouse, est une des plus grandes facultés scientifiques françaises. Elle accueille chaque année plus de 12 000 étudiants inscrits dans 12 mentions de Licence, 6 mentions de Licence professionnelle, une école d'ingénieur interne, l'UPSSITECH, et 27 mentions de Master.

Environ 2 200 étudiantes et étudiants de Licence, 100 de Licence professionnelle, 90 d'école d'ingénieur et 1 600 de Master sortent annuellement avec un diplôme de la Faculté sciences et ingénierie. Les disciplines qui y sont enseignées vont de la biologie aux mathématiques en passant par la chimie, l'informatique, la physique, la mécanique, l'électronique, les sciences de la Terre, etc.

L'insertion professionnelle des étudiantes et étudiants de Master est très supérieure à 90 % 6 mois après l'obtention de leur diplôme.Missions au sein du PAAD : Les départements d'enseignement de la FSI ont pour mission essentielle la mise en oeuvre pédagogique des formations qui leur sont rattachées et la coordination des moyens humains et budgétaires mis à leur disposition par le Conseil de la Faculté. Le Pôle d'Assistance Administrative aux Départements (PAAD) apporte un soutien administratif aux missions des départements.

Mission(s) du poste :

Assurer le secrétariat et l'assistance technique, administrative et logistique ainsi que le suivi budgétaire de 2 départements d'enseignement, en lien avec les agents du département et en interface avec les différents services de la faculté et plus largement de l'Université.

1 / Gestion du budget, adaptée à l'organisation des départements et en relation avec les services financiers de la FSI
2 / Secrétariat et logistique
3/ Ressources Humaines
4 /Communication
5 /Participation à la continuité de service au sein du PAAD de manière ponctuelle.

Informations générales du poste :

Catégorie du poste: B

Corps de recrutement: TCH

Quotité de travail: 100 %

Date de prise de fonctions souhaitée: Au plus tôt

Poste ouvert: aux titulaires et contractuels

Type de contrat proposé et durée pour les contractuels: CDI

Groupe RIFSEEPou cotation poste : GROUPE 3

Rémunération :

Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 413 euros + modulation grade

Pour les contractuels : elle est comprise entre 1836.20€ et 2362.93€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (222 €)

Localisation géographique: 118 route de Narbonne à Toulouse

Connaissances

Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Connaissance de l'organisation et du fonctionnement d'une université
Connaissance générale du LMD
Connaissances des principales règles des obligations de service des enseignants

Savoir-faire techniques

Utiliser les modes de communication écrites et orales (électronique, téléphone)
Bien maîtriser les outils bureautiques et particulièrement Excel
Savoir s'adapter aux logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC, K-SUP, SGCE, Cervoprint, Evento...)
Prendre des notes et rédiger des documents ou des rapports
Gérer la confidentialité des informations et des données
Trier, hiérarchiser et classer les informations
Savoir rechercher l'information et la vérifier

Savoirs comportementaux

Rigueur et fiabilité
Capacité d'organisation
Aptitude à l'écoute, au dialogue, à la communication
Capacité à travailler en équipe et en relation partenariale.
Aptitude à faire des propositions, à prendre des initiatives
Savoir travailler en autonomie et rendre compte
Réactivité.

Diplômes et expériences

Niveau BAC