Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Acep France

Vos Missions Principales :

En tandem avec l'Assistante de Direction, vous assurez le traitement administratif quotidien :

1. Gestion des Expéditions & ADV Export
Préparer et émettre les Bons de Livraison et Bordereaux de Transport.

Informer les services internes et les clients Export du statut des envois.

Organiser les reprises de matériel et assurer le suivi des livraisons avec les transporteurs.

2. Administration des Achats
Saisir les commandes fournisseurs (matériel, pièces, consommables) et enregistrer leurs livraisons dans le système de gestion.

3. Contrôle Financier Transport
Pointer et contrôler les factures de transport (tarifs, cohérence).

Gérer les litiges financiers (demandes d'avoir) et les réclamations liées aux défauts/retards de livraison.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion des commandes et des stocks,Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Réglementation du commerce international (Incoterms, ...),Techniques de gestion administrative,Utilisation de systèmes de gestion de base de données,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le respect des délais de livraison,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Lire et comprendre des tableaux de bord d'activité et des indicateurs,Mettre à jour, clôturer les dossiers des clients,Organiser des événements de networking pour rencontrer des clients potentiels,Parler une ou plusieurs langues étrangères,Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.),Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services commercial, achats, production, technique, logistique,Traiter les commandes et préparer les expéditions

Langues: Anglais exigé,Espagnol souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Commerce de gros (commerce interentreprises) de composants et d'équipements électroniques et de télécommunication

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.