Assistant - Assistante de Direction H/F - Federation Hospitaliere Regionale Paca

L'exercice de la fonction d'assistant.e s'inscrit dans le cadre d'une équipe composée :
o Du Président et des 15 membres du bureau de l'association régionale ;
o D'une Déléguée Régionale ;
o D'une Chargée de mission ;
o D'une animatrice réseau Service Civique ;
o D'une alternante en communication ;
o D'une alternante juriste en droit de la santé.

L'assistant(e) assure la gestion administrative de la fédération hospitalière régionale.
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Sous l'autorité de la Déléguée Régionale et de la Chargée de missions, ses missions sont les suivantes :
o Secrétariat de la délégation régionale : gestion des agendas électroniques et contrôle des échéances de la Déléguée et de la Chargée de missions, organisation des déplacements de la Déléguée, prise de rendez-vous, diffusion de mails d'information ciblés, prise de notes en réunions, rédaction de comptes rendus, enregistrement du courrier arrivé et départ ;
o Préparation et suivi des instances régionales : Convention Régionale (2/an), Conseil d'Administration régional (2/an), réunion du bureau régional (1/mois en visio) ;
o Préparation administrative et logistique des journées de réunions régionales : validation date, envoi invitations, suivi inscriptions, organisation et suivi logistique (location de salle, réservation traiteur) ;
o Préparation de la Journée Régionale annuelle en lien avec le prestataire ;
o Tenue bimensuelle des comptes de l'association en lien avec le cabinet d'expertise comptable ;
o Gestion RH des membres de l'équipe (suivi congés, transmission éléments de paie à la gestionnaire de paie, envoi bulletin de salaire, accueil nouveau salarié et démarches à l'embauche) ;
o Gestion des adhésions : calcul, appel à cotisations et relance des adhésions impayées ;
o Tenue à jour du fichier des adhérents et des différentes listes de distribution

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Organiser des déplacements professionnels

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.