Assistant Administratif - Ufa H/F - Service Public

Le GIP FORINVAL est, depuis le 1er janvier 2020, un organisme de formation par apprentissage dont l'une des missions est de coordonner, en co-traitance, les actions de formation soit par des EPLE Unités de Formation par Apprentissage (31), soit par trois groupements d'établissement (Somme, Aisne et Oise), qui les sous-traite à des EPLE.

Le CFA de l'académie d'Amiens est porté par le GIP FORINVAL, il assure le service de formation par apprentissage au sein de ses établissements, unités de formations par apprentissage.L'assistant(e) administratif(ve) sera amené à assurer le secrétariat de plusieurs Unités de Formation par Apprentissage d'Amiens.

Les missions sont :

Gestion des apprenants :

Assurer l'accueil, l'information et l'orientation des apprenants et des candidats
Assurer la gestion administrative en lien avec la formation de l'apprenant en lien avec YPAREO
Suivre les émargements, les absences des apprenants
Assurer la mise en oeuvre et le suivi des dossiers d'aides au permis, etc
Gestion des personnels :

Assurer l'accueil et informer les formateurs et autres personnels sur les formalités administratives
Assurer la gestion administrative des formateurs
Collecter des feuilles d'émargement, préparer et transmettre des états récapitulatifs mensuels des heures via YPAREO
Préparation et transmission des états récapitulatifs de visites, concertation et des frais de déplacement
Collecte et transmission des attestations de service fait YPAREO

Gestion des formations et examens :

Saisir les calendriers d'alternance et l'emploi du temps dans YPAREO
Participer à l'inscription aux examens Cyclades

Participation à l'organisation de l'UFA :

Diffusion des informations CFA au sein des équipes de l'UFA et/ou des apprentis
Participation à l'organisation des réunions de concertation, des Maîtres d'Apprentissage
Participation à la réponse aux enquêtes internes au CFA ou externes
Participation aux audits
Archivage et suivi des documents administratifs qui concernent l'apprentissage
Contribuer à la mise en oeuvre et à la gestion opérationnelle des formations proposées par l'établissement

Aider à la gestion administrative des formations, de leur programme et planification

Veiller à la transmission d'informations à la direction, adjoint, coordinateurs, formateur.

Aptitudes :

Réactivité, adaptabilité
Rigueur, organisation
Aptitude au travail en équipe
Sens de l'écoute et de la communication
Compétences :

Maîtriser les méthodes et les outils concernant l'apprentissage
Maîtriser les outils informatiques (Excel, etc.)
Maîtriser le logiciel YPAREO serait un plus