Assistant de Direction H/F - Service Public

Le poste est rattaché à la Direction de l'Organisation des Soins (DOS).
Dans le cadre de la mise en oeuvre d'une gestion mutualisée des secrétariats, l'assistant(e) de direction exercera principalement ses fonctions auprès du Département Performance et Financements des établissements de santé (DPF) et suppléera en tant que de besoin l'assistante de direction de la DOS notamment pendant les périodes de congés. Il/Elle pourra également répondre à des besoins de secrétariat ponctuels des autres départements.
Placé(e) sous l'autorité directe du responsable de département, l'Assistant(e) de direction facilite l'organisation quotidienne du département en anticipant les échéances, en préparant les dossiers et en assurant une gestion efficace des agendas de chacun. Il/Elle assure l'interface entre les différents interlocuteurs de DPF, particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information. Il/Elle facilite le lien avec les autres directions métiers et délégations territoriales de l'agence, mais également avec les partenaires extérieurs de la direction (établissements de santé notamment).
Les principales missions du secrétariat de direction sont les suivantes : assurer la gestion des appels, supervision de l'agenda, organisation des réunions, traitement des courriers, mise à jour des listes des diffusions...
Les activités principales :
- Assurer la circulation de l'information entre au sein du département et avec l'ensemble de la DOS :
Diffuse des informations et réalise chaque semaine le compte rendu de la réunion de service
Classe, archive et actualise les documents du département par grandes thématiques de manière que chaque collaborateur puisse retrouver facilement un dossier
Constitution des listes de diffusion et envoi des messages aux établissements et/ou aux délégations départementales (mailing)
- Prendre en charge l'organisation matérielle des diverses relations qu'entretient le département avec les acteurs internes et externes :
Assurer le planning des rendez-vous et des réunions de travail compatibles avec les agendas de chacun et les échéances institutionnelles
Assurer le bon déroulement des réunions en coordonnant les agendas de chacun, en anticipant les ordres du jour, en s'assurant de la préparation des conditions matérielles (salle, visio...)
- Réaliser le secrétariat département et des collaborateurs :
Gestion des agendas, des plannings, des informations et des appels
Affectation du courrier, rédaction des projets de courrier et des comptes rendus (réunion de service)
Suivi des congés des collaborateurs du département et organisation des déplacements et frais afférents
Préparation de l'arrivée des nouveaux arrivants
- Traitement de dossiers spécifiques en lien avec les missions de DPF
- Traitement de dossiers transversaux pour le compte de la direction de l'offre de soin

Connaissances
Bureautique et outils collaboratifs
Environnement administratif, institutionnel et politique
Gestion de l'information
Techniques de rédaction
Savoir-faire
Bonne communication écrite et orale
Concevoir un support, un document
Rédiger, rendre compte
Prioriser et organiser ses activités
Savoir-être nécessaire
Aisance relationnelle
Esprit d'initiative
Être autonome
Faculté d'adaptation
Faire preuve de discrétion et de respect de la confidentialité
Faire preuve de disponibilité
Réactivité