Assistant de Direction à la Direction Générale H/F - Chru Orleans - Hopital de la Source

Les missions qui vous attendent en quelques mots ?

Le secrétariat de la direction générale gère, filtre et oriente tous les appels téléphoniques concernant la direction générale. Il assure l'accueil du public (agents, médecins, patients, usagers, etc...) et sa réorientation si nécessaire.

Il est garant du tri du courrier et des envois postaux quotidiens de la direction générale. Il assure un suivi de la messagerie « direction générale » en collaboration avec l'attaché d'administration et le directeur de cabinet.

Il est en charge de l'organisation logistique des rendez-vous, des réunions et des déplacements du directeur général et du directeur général adjoint, du directeur de cabinet et du directeur du département territoire. Il assure la prise de notes, la frappe et la mise en forme des documents (CR, décisions, délégations, notes de services...) et le cas échéant, leurs diffusions.

Il assure le suivi de certains dossiers récurrents (1er bébé de l'année, voeux, fête des mères.).

Il planifie les instances de l'établissement et celle liées à la gouvernance du GHT.

Il définit le roulement des gardes administratives de direction et assure la diffusion hebdomadaire des documents liés à ces gardes.

Il coordonne le suivi des dossiers administratifs de l'équipe de direction (suivi des arrêtés, décisions de nomination, dossiers d'évaluation) en lien avec la direction des ressources humaines

Il assure le suivi des congés de l'équipe de direction

Il gère les fournitures de service et les matériels de bureau.

L'équipe que vous allez rejoindre :

Le secrétariat de direction est composé de 2 assistantes qui collaborent étroitement, s'aident en cas de besoin et se suppléent en cas d'absence.

1 assistante de direction dédiée au :

- Directeur général (mission principale)

- Directeur de cabinet

- Directeurs adjoints (aide ponctuelle)

1 assistante de direction dédiée au :

- Directeur général adjoint (mission principale)

- Directrice du département territoire

- Directeurs adjoints (aide ponctuelle)

Ce poste est fait pour vous si vous avez :

- Un esprit de synthèse et d'analyse ;

- Des capacités rédactionnelles développées ;

- Une Maîtrise des outils informatiques (bureautique Microsoft Office : Word, Excel, Powerpoint) ; Navigation Internet et Intranet ; Messagerie électronique : Microsoft Outlook.

- Des Capacités d'organisation et de classement ;

- Une Rigueur et le sens des priorités.

Les particularités du poste :

- Horaires du poste et rythmes de travail : 8h45/16h45 ou 9h30/17h30 en fonction du roulement entre les 2 assistantes, 9h/17h en cas d'absence d'une assistante.

- Jours de travail : du lundi au vendredi

- Type de poste : CDI

- Date de début souhaité/début souhaité : 15/01/2026

- Rémunération : en fonction de l'expérience

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Classer des documents,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.