Assistant de Coordination - Rsev Nouvelle-Aquitaine H/F - Reseau Perinat Nouvelle Aquitaine

L'Assistant.e de coordination effectuera ses missions dans le cadre du Parcours Cocon.
Il/elle contribuera notamment au traitement des tâches administratives et participe à l'organisation des formations, ainsi qu'à la communication des informations qui lui sont confiées.
Il/elle assure un appui à la coordination du RSEV (participer à l'état des lieux des ressources territoriales du RSEV, élaboration et gestion destableaux de bord, appui à l'organisation des formations, assurer des tâches en lien avec l'application métier)
Il/elle participe au suivi des informations des professionnels et intervient auprès des professionnels et des familles de patients si besoin.
De manière générale, il/elle s'adapte aux missions exprimées par sa hiérarchie et aux besoins constatés dans la perspective de la bonne réalisation du projet.

1. Tâches administratives générales et d'accueil :

- Assurer la permanence téléphonique, dispatching, transmissions, renseignements des interlocuteurs, accueil physique des fournisseurs et des intervenants, réceptionner les colis.

- Gestion courante des courriels, courriels et mailings : mise à jour des listes de diffusion et mailings, réception et dispatching des courriers et courriels, rédaction des réponses, ou transmissions des informations aux membres de l'équipe, archivage des documents dématérialisés.

- Tenue de l'agenda du RSEV : agenda partagé, organisation des déplacements et suivi des frais associés.

- Organisation et suivi des réunions et des formations : réservation des salles au siège et en région, réservation des visioconférences et audioconférences, suivi des convocations et ordres du jour, suivi des relances auprès des participants, organisation et suivi des réunions (COCON, RSEV, Groupes experts, territoriales, régionales), suivi des inscriptions, aide à la logistique propre à chaque type de réunion, récupération/rédaction si besoin/mise en forme/diffusion/archivage des CR de réunions et documents afférents, Élaboration et mise en forme de documents (PPT, Word...), Saisie de données relatives aux projets menés par la coordination du RSEV, Élaborer et tenir à jour des listes de diffusion et tableaux de bord en lien avec l'équipe, Appui à la coordination du RSEV.

- Participer à l'état des lieux des ressources territoriales du RSEV en appui de l'équipe de coordination : élaborer et assurer la MAJ d'un annuaire des ressources locales, suivi des groupes de travail et experts, appui des infirmières puéricultrices dans l'état des lieux des professionnels conventionnés.

- Appui à l'organisation des formations et leur communication : tableau de bord et suivi des formations organisées sur le territoire, appui aux formateurs territoriaux (logistique, planning, tenue des agendas), information des professionnels sur les formations proposées et recueil de leurs besoins de formation, gestion administrative.

- Assurer les tâches en lien avec l'application métier (formation à l'outil Paaco Globule, Système d'information dédié au RSEV) : travail avec ESEA sur l'archivage et la sécurisation des dossiers, mise à jour des listings patients, appui de l'équipe en lien avec l'outil.

- Participer à la dynamique régionale : réunion équipe entière RPNA, journées régionales, etc.

2. Relations avec les professionnels et les usagers engagés dans le RSEV
- Assurer un suivi des professionnels souhaitant s'engager dans le RSEV et construire les outils nécessaires (archivage des chartes signées, informer les professionnels des formations mises en places, recueil des besoins, assurer le lien entre ESEA et les professionnels, relancer les professionnels impliqués.
- Être un recours pour les familles des patients en lien avec les puéricultrices du RSEV : accueil téléphonique, orientation vers une puéricultrice
- Logistique, suivi, traitements des frais professionnels : suivi du stock d'outils RSEV/COCON

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Sténographie,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Organiser et contrôler un approvisionnement,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser une veille documentaire,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Langues: Français souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).