Assistant - Assistante de Direction H/F - Hopital Local de Noirmoutier

L'Hôpital de Noirmoutier recherche un(e) assistant(e) de direction dont la mission principale est de concourir au bon fonctionnement de la direction en maintenant une dynamique de coordination entre les différents professionnels de l'établissement.Secrétariat de la Direction
- Prise de rendez-vous et tenue et suivi de l'agenda du directeur
- Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions,
- Transmission des consignes et information du directeur à l'ensemble de l'équipe en assurant un suivi
- Élaboration, édition et diffusion des notes de service et d'information

Affaires générales
1. Instances et réunions :
- Gestion des instances des Hôpitaux de Noirmoutier et d'Yeu (Conseil de surveillance, CME, Directoire) : calendrier, organisation et préparation, rédaction des procès-verbaux et comptes rendus
- Participation aux réunions de direction, élaboration du compte rendu ainsi que coordination des informations les concernant
- Rédaction de notes et d'avis pour les instances
2. Projets, rapports et enquêtes :
- Suivi des réponses aux différentes enquêtes et autres relatives aux activités de l'établissement en lien avec les services et les directions fonctionnelles
- Contribution à la formalisation et au suivi des dossiers d'appels à projets et enquêtes diverses en lien avec l'ARS, des différents dossiers transversaux, au rapport d'activité, aux dossiers de renouvellement des autorisations
-Suivi et élaboration des conventions de partenariats
3. Communication :
- Concours actif à la politique de communication interne et externe en lien avec le Groupement Hospitalier de Territoire (GHT85)
- Participation à l'élaboration du journal interne (montage et diffusion du journal)
- Participation à l'organisation des évènements (cérémonie voeux, inaugurations, etc .)
- Elaboration de support de communication interne et externe en lien avec les cadres de service, la qualité, les ressources humaines, l'animation
- Gestion du site Internet en lien avec l'animation, les cadres de santé, la qualité (la partie ressources humaines étant gérée par la responsable des ressources humaines)
Ce poste est évolutif dans ses missions en fonction des compétences du candidat.

Profil :
Outre les compétences inhérentes au métier d'assistant (e) de direction, les qualités requises sont les suivantes :
Disponibilité, discrétion, polyvalence
Rigueur, organisation, sens des responsabilités
Qualités relationnelles : écoute, diplomatie, travail en équipe

FORMATION/EXPERIENCE :
Formation et/ou expérience souhaitée d'assistant (e) de direction
La connaissance de l'institution hospitalière est un plus

Temps plein
Horaires du lundi au vendredi forfait jour (28 CA et 19 RTT)
Rémunération selon la grille de la fonction publique hospitalière
Poste à pourvoir dès que possible

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.