Secrétaire Administratif - Vitry-Sur-Seine H/F - Communes

Présentation de la ville:

Emancipatrice, Citoyenne et solidaire, Vitry-sur-Seine (95 000 habitants - 2 200 agents) estla plus grande ville du Val de Marne. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts etd'activités économiques.

Elle porte de grands projets d'aménagement en lien avec l'arrivée de transports en communstructurants sur son territoire (deux stations du futur métro Grand Paris Express, une lignede bus Tzen...). A ce titre, elle accompagne la mise en oeuvre d'opérations d'envergure dansle cadre d'une Opération d'Intérêt National des Ardoines, en lien avec l'Etat et l'EPA-ORSA.

Dans le même temps, elle s'engage activement dans le rénovation urbaine et sociale du Centre-Ville dans le cadre d'un partenariat avec l'Agence Nationale de Rénovation Urbaine et de ses partenaires bailleurs sociaux.

- Missions ou activité :
Vous serez en charge de :

Gestion administrative de la direction :

- Assurer le tri, le classement, l'archivage et le suivi documentaire
- Préparer et organiser les réunions : convocations, ordres du jour, dossiers, comptes rendus
- Gérer les agendas, le courrier (arrivée/départ), les données dans les outils internes et la rédaction de courriers
- Traiter les demandes internes (annonces, réclamations, informations diverses)

Accueil physique et téléphonique :

- Accueillir, informer et orienter les usagers, prestataires et agents
- Gérer les appels téléphoniques : filtrage, messages, transmission des informations
- Conseiller sur les procédures et orienter vers les services compétents

Suivi des impressions :

- Assurer la réception, le suivi et la coordination des demandes d'impression avec l'imprimerie municipale
- Vérifier les livraisons, relancer si nécessaire et informer les services demandeurs
- Planifier et enregistrer les supports à afficher ou à diffuser sur le mobilier urbain

Activités ponctuelles :

- Saisir les engagements de devis dans CIRIL en cas d'absence des collègues

Savoir-faire :

- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (Outlook, Excel, Word, GEC Elise).
- Communiquer efficacement : écoute active, disponibilité, sens du relationnel.
- Travailler en coordination avec l'ensemble des services de la collectivité.
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme comptes rendus et courriers.
- Organiser et gérer son activité de travail avec méthode.
- Collaborer et travailler en binôme avec la direction.
- Assurer le suivi de plannings et la mise à jour de tableaux de bord.

Savoir-être :

- Faire preuve de sens du service public.
- Démontrer esprit d'initiative, autonomie et sens des responsabilités.
- Être rigoureux, organisé et réactif.
- Avoir une aisance relationnelle et rédactionnelle.
- Travailler en équipe et coopérer efficacement.
- Garantir la discrétion et la confidentialité.
- S'adapter aux situations et gérer son stress avec maîtrise.