Assistante de Direction au Cabinet du Maire - Vaujours H/F - Communes

Sous l'autorité de Monsieur le Maire, vous assurez le secrétariat de celui-ci, l'accueil physique et téléphonique des administrés, des partenaires extérieurs et l'ensemble des services et élus municipaux. Vous travaillez en collaboration avec les assistantes de la Direction Générales des Services.

- Gestion du courrier de la collectivité (réception, tri, attributions),
- Suivi du travail quotidien du cabinet,
- Gestion d'agendas,
- Rédaction et mise en forme de courriers, notes ou comptes rendus,
- Accueils téléphoniques et physiques au secrétariat du maire,
- Organisation et planification de tous types de réunions et rendez-vous (tenue des plannings),
- Recherche, mise en forme, synthèse et diffusion d'information,
- Relations avec les services municipaux,
- Classement, archivage

SAVOIR :
Maîtrise de l'outil informatique et des NTIC en général,
- Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
- Maîtrise de l'orthographe et de la rédaction technique de secrétariat (prise de notes, ...)
- Techniques de recherche documentaire
- Communication orale et écrite

SAVOIR-FAIRE :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers,
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques,
- Saisir des documents de formes et de contenus divers,
- Rédiger des documents administratifs,
- Recevoir et orienter les demandes,
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages,
- Rechercher et diffuser des informations,
- Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité,
- Gérer l'agenda, prendre et organiser les rendez-vous et réunion,
- Gestion de l'information, classement et archivage de documents

SAVOIR-ETRE :
- Respect des obligations de loyauté, de discrétion et de confidentialité
- Grande disponibilité et grande conscience professionnelle,
- Qualités relationnelles confirmées.