Assistant de Direction - Lillebonne H/F - Communes

Assure l'accueil téléphonique et le secrétariat du Pôle, gère les demandes des administrés (mails, appels) et assure la tenue des agendas de la Directrice et Directrice adjointe du Pôle.

Principales
Suit l'exécution des budgets du Pôle (validation des factures et bons de commande Ludothèque)
Assure la facturation aux familles des prestations sur le logiciel Concerto et son suivi avec le guichet unique et le service financier
Assure la gestion des aides de la CAF aux familles dans le cadre de la facturation
Assure le suivi de la tarification sociale pour la facturation aux familles ainsi que pour la déclaration sur le site PUMA
Assure le suivi des impayés
Gère les statistiques de Concerto
Participe au suivi du logiciel Concerto pour le paramétrage avec le service jeunesse
Assure le traitement des dossiers et la saisie de documents (suivi de courrier, suivi de dossiers, arrêtés)
Assure le lien avec le GIP pour les commandes de repas et vérifie les factures
Édite et assure la diffusion des contrôles quantité, suivis des effectifs et menus dans les écoles et centre de loisirs
Est l'interlocuteur privilégié des écoles pour les commandes de repas
Participe à la rédaction des délibérations, actes administratifs... et au contrôle de leurs pièces jointes
Rédige le compte-rendu des réunions en interne
Participe à la rédaction de documents (note, synthèses, bilans, ...)
Participe à la gestion des demandes d'intervention au service Technique pour les services du Pôle

Secondaires
Transfère des informations et actualités au service Communication
Assure le suivi du calendrier des manifestations
Envoie les courriers de dérogations scolaires

Savoir-faire/savoir être
Qualités rédactionnelles
Maîtrise de l'outil informatique Sens de l'organisation, de la rigueur, discrétion, confidentialité, et réactivité
Anticipation, patience
Avoir le sens du service public