Assistant de Gestion Administrative - Commune de Saint Vincent de Tyrosse H/F - Communes

La MAIRIE de SAINT VINCENT DE TYROSSE
RECHERCHE
Un ASSISTANT de GESTION ADMINISTRATIVE (H/F) pour son SECRETARIAT GENERAL

Sous l'autorité du Maire et du Directeur Général des Services, vous assurez le secrétariat des Affaires Générales
A ce titre, vous serez plus particulièrement en charge de :

Gestion du Conseil Municipal :
- Préparation et mise en forme de l'ordre du jour et des notes de synthèse en lien avec le Directeur Général des Services
- Envoi des convocations et des documents annexes
- Rédaction et transmission du compte-rendu et des Procès-Verbaux
- Participation aux séances du Conseil Municipal
- Transmission dématérialisée des délibérations au contrôle de légalité et notifications aux services
- Gestion des recueils des actes administratifs
- Organisation logistique des réunions des instances municipales

Gestion du courrier :
- enregistrement et transmission des courriers et mails entrants
- traitement et suivi des demandes des administrés
- classement et archivage des dossiers

Secrétariat du Maire et du DGS :
- Rédaction et mise en forme de tout type de document administratif pour le compte du Maire et du DGS : courriers, notes, convocations,,...
- Support auprès des services pour l'élaboration des actes administratifs
- Gestion et suivi de l'agenda du Maire
- Accueil téléphonique du Secrétariat Général et orientation/information des administrés et des partenaires institutionnels
- Gestion des invitations adressées au Maire et aux élus
- Préparation et suivi des cérémonies protocolaires et manifestations municipales, transmission des invitations

Savoir et Savoir Faire :
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales
- Maitrise des techniques de secrétariat et des règles d'expression écrite et orale
- Posséder des notions d'organisation et de logistique
- Parfaite maitrise des outils bureautiques

Savoir être :
- Rigueur et réactivité.
- Disponibilité, sens du service public et du travail en équipe
- Capacités d'adaptation
- Qualités relationnelles et aptitudes à la communication, sens de l'écoute
- Réserve et discrétion professionnelle