Dgafp Assistant Gestionnaire 5Das H/F - Service Public

de la qualité de vie au travail, le département de l'action sociale est composé de 7 agents : 1 cheffe de département, 1 adjointe à la cheffe de département de catégorie A, 4 chargés d'études de catégorie A et 1 assistant de catégorie B.
Le département de l'action sociale :
- élabore et met en oeuvre la politique d'action sociale en matière de prestations interministérielles et de prestations ministérielles à réglementation commune (petite enfance, restauration, logement, vacances et loisirs), sur la base d'un budget d'environ 153 M€(?) pour l'action sociale interministérielle
- assure le suivi de la réalisation et de la gestion d'équipements sociaux (ex: restaurants inter-administratifs)
- contribue, avec l'appui du département des ressources de la DGAFP, à l'optimisation de la gestion de l'action sociale interministérielle à l'échelon central comme aux échelons déconcentrés, en particulier concernant le budget et les marchés
- assure le secrétariat du comité interministériel d'action sociale des administrations de l'Etat (CIAS) et remplit une mission d'observation de l'ensemble de l'action sociale ministérielle mise oeuvre au bénéfice des agents de l'État. Il anime par ailleurs le réseau des bureaux ministériels d'action sociale ;
- en collaboration avec le département de l'organisation des conditions et du temps de travail, il anime le réseau des conseillers d'action sociale et de l'environnement professionnel (au sein des plate-formes RH en préfectures de région).Le (la) titulaire du poste a pour mission d'assurer :

1 - Le Secrétariat du département
- Traitement du courrier (enregistrement, diffusion, classement) et diffusion de la documentation;
- Accueil téléphonique et physique
- Tenue des agendas du/de la Chef(fe) de bureau en lien avec l'ensemble du département (prise de rendez-vous);
- Préparation des réunions, notamment CIAS et différentes commissions (constitution de dossiers, réservation et préparation de salles)
- Participation au suivi des échéances du département: tenue du tableau de suivi des délais (questions écrites, courriers parlementaires, calendrier de congés des agents...)
- Echanges avec les représentants syndicaux des instances évoquées pour établir notamment les ordres de missions et vérifier les frais afférents;
- Mise en forme de documents (note, bordereau, courrier, présentation...)

2 - L'assistance aux chargés d'études
- Aide ponctuelle aux chargés d'études (ex : synthèse sur Excel de données venant des relais territoriaux, etc.)
- Suivi des factures du dispositif Chèque emploi service (CESU)
- Le titulaire du poste pourra en outre être amené à traiter en propre des dossiers simples, comme le suivi de l'inscription des établissements publics aux bénéfices de l'action sociale interministérielle ou la mise en valeur des actions du département par la rédaction d'articles à destination du site Intranet/Internet de la DGAFP.

3 - La suppléance des assistantes de la sous-direction
- Le titulaire du poste supplée sa collègue assistant(e)s de la sous-direction en cas d'absence ou de pic d'activité. Au quotidien, les assistant(e)s de la sous-direction s'organisent pour que soit assurée une permanence de l'accueil, du filtrage téléphonique et de l'exécution de toute tâche devant être effectuée sans délai. Une continuité des présences est organisée pendant les périodes de congés.
- Le titulaire du poste travaille également en réseau avec les autres assistant(e)s de la DGAFP.

Le poste suppose une très grande rigueur et de très bonnes capacités d'organisation.
L'assistant (e) doit être adaptable, réactif et expérimenté de préférence.