Université Lyon 1 - Assistant Évènementiel H/F - Université Claude Bernard Lyon 1

Présidence / Service Communication / Cellule CongrèsLa personne recrutée aura pour mission d'accompagner les deux cheffes de projets événementiels dans l'organisation administrative et logistique des événements dont elles ont la responsabilité pour faire face à une charge de travail élevée liée au nombre d'événements en 2026.

- Aide à la préparation logistique des événements : réservation des salles, demande de devis et suivi des demandes aux prestataires, gestion des commandes, réservation des hébergements et des transports pour les
conférenciers.
- Assurer le suivi administratif et budgétaire de l'événement: contrôle des devis, demandes d'achat, bons de commande et factures ;
- Préparation du matériel nécessaire à la tenue de l'événement : signalétique, badges ;
- Participer à l'accueil des intervenants, des participants et des prestataires le jour J ;
- Recherche de nouveaux lieux et de nouveaux prestataires : assurer une veille dans le domaine .
- Toute autre tâche liée au bon déroulement des événements.

Une formation est prévue sur les différents logiciels propres à la cellule congrès (logiciel de gestion des congrès) et à l'UCBL (Notilus)

Connaissances :

- Organisation et fonctionnement d'une administration de l'État (notions) ;
- Utiliser les outils bureautiques et logiciels de gestion courante ;
- Règles de gestion administrative et comptable de base ;
- Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral.

Compétences opérationnelles :

- Organiser et hiérarchiser les tâches dans des délais contraints ;
- Réactivité ;
- Bonne capacité à partager les informations de suivi.

Qualités personnelles :

- Sens de l'organisation et de la rigueur ;
- Réactivité et adaptabilité ;
- Qualités relationnelles et sens du service ;
- Discrétion professionnelle.

Relations fonctionnelles :

- En interne : relations régulières avec les services supports : Pôle Gestion Financière, Pôle Voyages Affaires, entre autres.
- En externe : contacts avec les prestataires (traiteurs, salles, hôtels, etc.)