Secrétaire des Autorités Préfectorales H/F - Prefecture de Departement Ain

Vos activités principales :
1) Assurer le secrétariat du directeur de cabinet du préfet :
- gestion de l'agenda et des déplacements en lien notamment avec les conducteurs et le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle ; prise de rendez-vous et organisation de réunions
- constitution des dossiers
- prise d'appels et filtrage ; accueil des invités extérieurs
- autres tâches administratives : gestion des permanenciers, organisation des congés, mise en signature de documents
2) Travailler en équipe avec les agents chargés du secrétariat du préfet et du secrétaire général de la préfecture pour réaliser les missions relevant du secrétariat des autorités préfectorales :
- assurer, en leur absence ou selon les nécessités de service, le secrétariat du préfet ou celui du secrétaire général de la préfecture,
- en lien avec le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle, participer au traitement des correspondances adressées aux autorités préfectorales : réception, numérisation, suivi etc.
- veille et traitement des adresses courriel fonctionnelles ;
- assurer la publication des actes réglementaires au recueil des actes administratifs
- conduire toute tâche administrative confiée par le supérieur hiérarchique en cas de nécessité de service

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :
Travail en brigade possible 8h15-16h15 ou 10h-18h
Discrétion, disponibilité, efficacité et loyauté. Appétence pour le travail en équipe.
Capacité à s'organiser ; sens de l'autonomie

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.