Agent d'Accueil et d'Information H/F - Rectorat de Normandie

Finalité :

L'agent d'accueil et d'information H/F est en charge de la bonne orientation des différents interlocuteurs, dans le respect des règles de l'IFPRA. Il/elle participe à la bonne image de la structure

Catégorie et statut : B Contractuel

Missions principales :

L'IFPRA Normandie est une structure stratégique de pilotage et d'ingénierie de la formation professionnelle dans l'académie de Normandie présidé par la Rectrice.

Les missions de l'agent représentent l'interface entre l'IFPRA et ses publics, garantissant l'accueil, l'orientation, le suivi et l'amélioration du service:

- Centraliser les demandes d'information conformément au rôle de l'IFPRA comme interlocuteur majeur pour la région Normandie.

- Assurer un accompagnement direct des publics ciblés: jeunes apprentis, adultes en reconversion, candidats à la VAE, entreprises partenaires...

- Faciliter l'accès rapide à l'information et aux services de l'IFPRA, tout en orientant efficacement vers les interlocuteurs ou dispositifs (UFA, GRETA, VAE).

- Contribuer à la qualité du service et à la continuité de l'accompagnement en s'assurant que chaque usager ou partenaire bénéficie d'une réponse complète.

Accueil téléphonique:

- Gérer les appels entrants par le biais du numéro vert dédié (prise de messages ou transfert)

- Répondre aux sollicitations du public via différents canaux: ligne téléphonique, mail, outils spécifiques (plateforme France VAE...)

- Analyser les besoins des publics et orientation vers le dispositif le plus adapté

- Apporter un premier niveau de réponse (aide par le biais de l'intelligence artificielle ou des bases de données internes).

- Assurer le lien avec le responsable pédagogique pour des questions plus techniques

- Promouvoir les actions de l'IFPRA

Tâches annexes:

- Suivre les demandes, effectuer les relances quand nécessaire

- Rendre-compte dans une logique d'amélioration continue: tenue de statistiques, identification des besoins émergents, propositions d'actions d'amélioration

Relations hiérarchiques :

Sous la responsabilité fonctionnelle du responsable de pôle Valorisation de l'Offre de Formation

Niveau de formation et expérience :

Diplôme supérieur de niveau Bac +2 ou expérience professionnelle sur un poste similaire

Connaissances :

Connaissances du domaine de la fonction publique

Connaissances administratives générales

Profil professionnel :

Goût du contact à l'usager

Sens du relationnel

Diplomatie et organisation

Ecoute et réactivité

Capacité d'adaptation

Capacité à rendre compte

Maîtrise du suivi de l'ensemble des flux

Compétences opérationnelles :

Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique

Maîtrise des outils bureautique

Aisance orale et écrite