Responsable de Portefeuille de Projets France 2030 H/F - UNIVERSITE PARIS-SACLAY

Dans le contexte du programme France 2030 et d'un environnement en constante évolution l'Université Paris-Saclay poursuit son évolution en renforçant sa capacité de transformation notamment dans le domaine de la Formation et la pédagogie.

Rattaché·e à la Directrice de la Direction de l'Accompagnement des Organisations et des Processus (DAOP), l'agent·e sera responsable d'un portefeuille de projets issu du programme France2030 soutenant notamment l'émergence de talents en construisant les formations de demain et ainsi :

- obtenir une vision claire et globale des projets et résultats et pour assurer une pleine adéquation entre stratégie d'établissement et projets
- piloter et contrôler les projets de manière efficace et efficiente, en tenant compte des ressources disponibles, des risques potentiels et des synergies entre les projets
- suivre et évaluer la performance des projets, identifier les écarts par rapport aux objectifs et à mettre en place des actions correctives si nécessaire
- accompagner les équipes projets à chaque étape clé de projet
- piloter un collectif de travail opérationnel entre les projets (partage de pratiques, consolidation de données...).

Le poste est positionné à un haut niveau de décision stratégique.Activités principales de l'agent·e :

En concertation avec sa hiérarchie et les porteurs/porteuses politiques, l'agent·e décidera de la stratégie opérationnelle du pilotage de programmes structurants de l'Université.

Il/elle travaillera en transversalité avec l'ensemble des équipes projets, la gouvernance et les structures métiers. Il/elle sera amené·e en tant que de besoin à exercer des fonctions managériales avec et sans lien hiérarchique selon les projets.

Dans le cadre de ses missions, l'agent·e assurera le leadership des opérations, notamment sur les objectifs suivants :

1- Piloter le portefeuille de projets et décider des orientations d'action dont vous avez la charge en assurant:

- la gestion des risques et contraintes en tenant compte de l'interdépendance entre les projets
l'optimisation voire la mutualisation des actions et/ou moyens à l'échelle de votre portefeuille de projets
- la déclinaison des meilleures pratiques (outil, méthodologie ..) auprès des équipes projets et en lien avec les structures métiers de l'Université
- un accompagnement renforcé aux étapes clés (reporting, ..) ou lorsque des solutions de redressement doivent être trouvées
- un conseil au sein de comités / organes de gouvernances des projets

2- Être garant·e de la vue d'ensemble pour la gouvernance sur l'impact global des projets au travers d'une évaluation constante (quantitative & qualitative), les prévisions de résultats et les (ré)orientations possibles

3- Analyser et intégrer les processus métiers dans les projets en proposant et déclinant la démarche la plus adaptée de manière commune à votre portefeuille et en accompagnant les transitions induites à tous les niveaux de l'établissement.

4- Assurer une activité prospective (champs complémentaires d'exploration, positionnement sur de nouveaux appels à projets, ciblage des axes à fort potentiel de développement)

Activités complémentaires de l'agent·e

Dans le cas de nouveaux programmes de financement le/la responsable de portefeuille de projet veillera à :

Contribuer à l'ensemble des étapes d'un montage de programme en participant notamment à sa rédaction (dont objectif, livrable, budget, projection RH, définition d'indicateurs)
Définir le plan de management du programme et le déploiement du mode projet
Veiller à sécuriser la contractualisation et le lancement administratif et financier des programmes.

Savoirs

- Maitrise des Méthodes et outils de la gestion de projet (planification et suivi des objectifs et des ressources)
- Savoir analyser une situation / performance sur la base de données chiffrée
- Analyse d'impact et outil de recherche de solution
- Veille et Analyse prospective
- Maîtrise des techniques de management fonctionnel notamment d'animation et de régulation d'une dynamique de groupe
- La connaissance du secteur Enseignement Supérieur Recherche (ESR) est un plus

Savoir-faire

- Esprit analytique : Capacité à identifier les enjeux et problématiques, les causes et à proposer des solutions adaptées, et à dégager les essentiels en fonction des enjeux et priorités
- Communication : Excellentes compétences en communication écrite et orale, capacités de synthèse.
- Organisation et rigueur : Très bonne capacité d'organisation, gestion des priorités et respect des échéances.
- Force de proposition : Capacité à être proactif et à proposer des solutions et améliorations d'optimisation en fonction des enjeux et priorités
- Travail en équipe : Capacité à collaborer avec des équipes et interlocuteurs variés

Savoir-être

- Leadership: Capacité à influencer et challenger
- Écoute active
- Sens des résultats et des priorités
- Pédagogie et capacité à accompagner en proximité
- Réactivité et adaptabilité
- Sens du service