Assistant·e Service Aber H/F - Service Public

1 - Assistance quotidienne au chef de service
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les mails (BALU du service)
- Contribuer à la préparation des dossiers pour les réunions (anticiper leur préparation en lien avec le chef de service) : constituer les fonds de dossier pour le chef de service et les participants et leur transmettre en amont
- Organiser à sa demande des réunions pilotées par le chef de service (internes et externes)
- Prendre en charge les aspects logistiques de l'activité du chef de service: suivre les agendas et les plannings, prendre les rendez-vous, organiser les déplacements et faire les réservations

2 - Assistance aux activités du service
- Gérer le courrier et les courriels entrants et sortants :
- Assurer la qualité des productions: assurer la relecture des parapheurs, actualiser et veiller à la bonne application des modèles bureautique du service (courriers, notes, diaporamas...) et être garant de l'application de la charte graphique
- Vérifier la qualité de la rédaction et la mise en forme des documents mis à la signature du chef de service, de la direction, du préfet, et suivre les parapheurs papier ou dématérialisés
- Gérer les stocks de fournitures du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Référent archive: Organiser le classement et l'archivage des dossiers papiers et numériques et alerter sur le respect des règles d'archivage. Suivre les chantiers d'archivage et les transmissions aux archives départementales
- Veiller à la continuité de service: organiser sa suppléance selon les principes de fonctionnement définis en réseau des assistantes de services, proposer des fiches de procédures pour assurer la continuité

3 - Assistance à la communication interne à la DDT et externe
- Traiter et mettre à jour les contacts du service: tenir les annuaires partagés à jour en lien avec le réseau des assistant(e)s
- Faciliter les liaisons entre l'interne et l'externe, fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes, orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Assurer le rôle de correspondant communication pour l'intranet, en lien avec le chef de service et MPC

Compétences techniques:
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques spécifiques
- Connaissance du service, des responsabilités et des missions de chacun
- Connaissance de l'environnement du service et des principaux interlocuteurs
- Connaissance des règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Connaissance des règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Connaissance des règles de classement et d'archivage

Compétences transversales:
- Savoir suivre les différents délais, anticiper et alerter
- Savoir filtrer, hiérarchiser et restituer les informations sous forme synthétique
- Être autonome dans l'organisation du travail
- Savoir prendre des initiatives et être force de proposition
- Avoir le sens des relations humaines
- Respect de la confidentialité et de la discrétion indispensables
- Être le relais d'information avec le supérieur hiérarchique
- Savoir travailler en équipe et en réseau