Secrétaire du Service Urbanisme Construction Rénovation H/F - Service Public

Assistant/assistante du chef de service et ses adjoints, mais aussi des différentes unités ne disposant pas de secrétariat d'unité (unité Qualité de la construction, Habitat, Planification Urbaine et Aménagement) en matière de logistique administrative et de la gestion courante dans le Service Urbanisme Construction Rénovation, vous serez amené à accompagner une équipe d'environ 20 personnes dans la réalisation de leur mission.
Vous serez principalement en charge de:

- Assurer l'accueil téléphonique et physique
- Fournir une information de 1er niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gérer le courrier entrant et sortant et la boîte du service, prendre en charge les aspects logistiques du chef de service, de ses adjoints (suivi des agendas, prise des rendez-vous ...)
- Enregistrer les arrêtés émis par le service
- Apporter son assistance aux chefs d'unité ponctuellement, à la préparation des réunions et au montage des dossiers
- Traiter les Déclarations d'Intention d'Aliéner pour le compte de l'unité habitat
- Scanner les dossiers
- Archiver les dossiers papiers et électronique sur la boite mail du service
- Gérer les commandes de fournitures

Compétences attendues:
savoirs:
- maîtrise des outils bureautiques Libre Office et gestion d'une boîte mails;
- maîtrise des règles de classement et d'archivage
Savoirs faire:
accueillir une personne physique et au téléphone;
Acquérir un premier niveau d'information sur les missions du service pour orienter nos interlocuteurs;
Savoirs être:
S'adapter à des situations ou à des contextes différents;
Faire preuve de discrétion;
Etre réactif