Assistant Administratif et Chargé d'Accueil H/F - Direction Départementale des Territoires et de la Mer de la Manche (DDTM 50)

La personne en charge de l'accueil physique et téléphonique et du secrétariat de la délégation territoriale est le premier point d'entrée délocalisé entre les usagers, les collectivités, les professionnels et les administrations. Cela nécessite un minimum de connaissances en savoir-être et savoir-faire sur la diversité des processus des différentes spécialités rencontrées sur site.
1/ Assistance administrative et d'accueil de l'ensemble de la délégation territoriale:
- Gestion du courrier «arrivée et départ», enregistrement et suivi des courriers signalés, de la boîte mail d'unité, revue de presse, veille territoriale sur les délibérations des collectivités,
- Soutien administratif de la direction de DT et l'ensemble des référents sur les thématiques d'aménagement du territoire, littoral, environnement : rédaction de réponse aux interventions, courrier type d'instruction, rapports, présentation...
- Gestion des différentes boîtes mails fonctionnelles, les réservations de salles, de voitures, de moyens mutualisés,
- Mise en oeuvre de tableaux de bord sur l'accueil et les appels des différents services, sur la consommation des fournitures avec le SGCD
- Participation aux réunions du réseau des secrétaires en se rendant au siège à St-Lô
- Etablissement des ordres de mission, gestion des feuilles de demande de remboursement de déplacements pour la DTN,
- Gestion des archives de la DT.

2/ Assistance administrative et d'accueil du pôle "marin navire professionnel et plaisance"
- renseignement de premier niveau pour les administrés pour les enregistrements des navires, permis plaisance: confirmation de l'enregistrement d'un dossier, mise à disposition d'imprimé de permis...
- soutien administratif pour saisie de données sur des tableaux de bord (ex: enregistrement des demandes de manifestations nautiques),
- soutien administratif sur les pics d'activité estivaux le cas échéant.
3/ Relai local avec le SGCD pour les services de DDTM présent sur le site délocalisé de Bruat (50 agents DDTM)
- L'accueil physique et téléphonique des usagers de tous les services hébergés, des fournisseurs, du courrier, des entreprises de maintenance,
- La transmission des appels et orientations vers le bon interlocuteur,
Des missions administratives complémentaires, liées aux missions de bureau sont possibles avec formation si besoin, en fonction de la nécessité de service et selon les circonstances.

Vous serez sous l'autorité hiérarchique de la direction de la DTN.
Vous serez amené.e à travailler en équipe avec les différents services hébergés sur le site de Bruat, les services du siège de la DDTM, les services généraux et les autres DT.

Les relations nombreuses avec le public, les élus et les techniciens exigent d'avoir les compétences suivantes:
- Capacité à accueillir et à orienter les usagers avec écoute, bienveillance et diplomatie,
- Aptitude à communiquer efficacement y compris à l'oral, sens de la pédagogie
-Maîtrise et utilisation des outils informatiques de bureautique,
- Capacités d'initiative et d'autonomie tout en rendant compte,
- Discrétion, tact, pédagogie,
- Rigueur et méthode,
- Sens du service public,
- Sens du contact et des relations humaines,
- Travail en équipe au sein de la DT,
- Travail en lien étroit avec la direction de DT et le correspondant SG de la DT,
- Relations et travail avec les services partenaires.

Vous devrez être apte à travailler en équipe et en réseau.

Votre aptitude à communiquer efficacement y compris à l'oral et votre sens de la pédagogie seront appréciés.