Chargé d'Accueil et de Secrétariat Administratif - c c a s de Gray H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Le CCAS de Gray recherche un chargé d'accueil et de secrétariat administratif (H/F).

Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public, orienter le public vers les différents services

- Accueillir, renseigner le public sur place ou par téléphone avec amabilité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Assurer un accueil de qualité en valorisant l'image de la collectivité (désinfection de son poste de travail pendant la pandémie)
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs

Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels du CCAS

- Remise du courrier des personnes domiciliées et suivi en collaboration avec l'agent social en charge du dossier.
- Gérer le planning des 2 travailleurs sociaux
- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs à la charge de l'agent
- Préparation cahier hebdomadaire pour la tournée du portage repas, menu...
- Publipostage, accueil et inscription en période d'animation
- Suivi des actions sociales
- Animation d'atelier décoration table
- Instruction carte solidarité transport
- Etablir des statistiques (repas, téléalarme, accueil, produits BIO...

Gestion administrative service portage repas et téléalarme

- Portage repas : accueillir le bénéficiaire, l'informer, mettre en place la prestation, assurer la prestation en lien avec l'équipe de livraison
- Téléalarme : accueillir le bénéficiaire, l'informer, mettre en place la prestation à domicile
- Facturation portage repas et téléalarme
- Saisie et enregistrement des données CARSAT sur le portail
- Préparation aux mandatements des factures, classement sur logiciel de comptabilité
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
- Connaître les missions des administrations et partenaires public
- Aimer les chiffres et sens de l'analyse

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation

- Réceptionner, distribuer et expédier le courrier
- Tenir les registres informatiquement du courrier « départ » et « arrivée »
- Assurer le traitement des courriers départ

Polyvalence
- Préparation des animations séniors (mise en place des tables, chaises, déco de table)
- Remplacer l'agent du portage de repas en car d'urgence (permisB)

- Principes de la communication orale
- Connaître l'environnement institutionnel
- Connaître les missions des administrations et partenaires public
- Connaître les procédures d'urgence (incendie, incident, malaise...)
- Notions de secourisme
- Connaître les techniques de rédaction administrative
- Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante
- Bonne maîtrise du Français
- Mettre sous pli
- Publipostage
- Organisationnelle
- Maitrise de l'outil informatique