Secrétaire Administrative - Assistante Direction H/F - EVS INTERIM (STE)

Créée en 1967, EVS Intérim est une société à taille humaine, présente sur Paris et l'Ile de France. Nous recherchons des talents dans les secteurs du tertiaire, de la logistique, du bâtiment, de l'industrie.

Dynamiques et investies, nos équipes sauront vous écouter et vous accompagner dans votre recherche d'emploi en intérim, en CDD ou en CDI.Vous serez chargé (e) :

- Réaliser le traitement administratif de dossiers clients, fournisseurs ;
- Mettre en forme les devis (BPU) et factures ;
- Saisir et met en forme les documents, courriers, rapports, notes et contrats transmis par sa hiérarchie ;
- Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, etc. ;
- Effectuer le tri, la distribution, l'enregistrement du courrier ;
- Effectuer l'affranchissement et l'expédition du courrier ;
- Transmettre et réceptionner les informations par courrier, e-mail, notes, fax, téléphone ;
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe ;
- Actualiser les informations professionnelles et réglementaires
- Prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
- Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs - les oriente, prend les messages et fixe les rendez-vous ;
- Répondre et filtrer les appels téléphoniques ;
- Préparer et suivre les dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, clôture, etc.) ;
- Gérer les relances clients ;
- Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel intérimaire et des sous-traitants ;
- Suivre l'état des stocks, identifie les besoins en approvisionnement et établi les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifie la conformité des livraisons ;
- Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules, etc. ;
- Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- Assister un ou plusieurs responsable(s) ou des membres de l'équipe afin d'optimiser la gestion de leur activité générale (gestion des rendez-vous, planning, organisation de déplacements, communication, etc.) ;
- Assurer le suivi administratif des contrats en cours avec nos clients professionnels et nos marchés publics et notamment :
- La préparation des documents de suivi des intervenants
- La planification des interventions
- L'analyse des documents reçus de la part des intervenants après leur journée de travail pour réaliser par la suite le chiffrage et la planification des interventions
- La transmission informatique des documents et préconisations au client
- Le suivi des besoins en matériel pour les intervenants
- Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles ;
- Assister un ou plusieurs responsable(s) afin d'optimiser la gestion des activités de chantier (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, etc.) ;
- Préparer et organise les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, accueil, etc.) ;
- Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les met à jour ;
- Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, etc.) ;
- Indexer, archiver et classer tous les documents et dossiers ;
- Toutes activités administratives et d'assistance de direction.

Possibilité d'aller de façon ponctuelle en rdv à l'extérieur pour des réunions avec les clients ou pour des manifestations professionnelles.

Possibilité d'aller sur le terrain pour connaître les tenants et aboutissants des métiers des intervenants afin de comprendre au mieux leurs retours et les interpréter de façon juste dans les suivis des dossiers.

COMPETENCES

- Bonne organisation ;
- Confidentialité et discrétion ;
- Sait accueillir avec bienveillance physiquement et téléphoniquement ;
- Utilise les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, Access, etc.)
- Utilise les logiciels de gestion commerciale et comptabilité ;
- Maîtrise des outils de communication (Internet, messagerie, ...)
- Techniques de secrétariat ;
- Méthodes de classement et d'archivage ;
- Modalités d'accueil ;
- Techniques de prise de notes ;
- Saisie avec dictaphone ;
- Normes rédactionnelles ;
- Techniques de gestion administrative ;
- Veille documentaire ;
- Eléments de base en droit du travail ; en terminologie juridique, en droit commercial, en comptabilité ;