Responsable Administrative du Pôle Équin H/F - VetAgroSup

Le poste est basé sur le campus vétérinaire de Marcy-l'Étoile, au sein du CHUV-Équin, structure clinique d'enseignement accueillant chevaux et propriétaires dans un environnement hybride entre clinique vétérinaire et établissement d'enseignement supérieur.

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Responsable Administrative du pôle équin, rattaché(e) à la Direction du CHUV-Équin.Le poste
Vos missions & activités (liste non exhaustive)

Activités administration - gestion

Assurer la gestion financière du pôle : tenue de la régie, suivi du budget avec la Direction du CHUV, élaboration des statistiques et prévisionnels d'activité.
Contrôler, valider et suivre les dépenses via le logiciel DA, en interface avec les services financiers VAS.
Réaliser la facturation des prestations dans PEP Premium et effectuer le dépôt des factures dans Chorus.
Gérer les réclamations clients : analyse, argumentation, chiffrage, corrections et régularisations, transmission des litiges au service juridique si nécessaire.
Assurer la mise en place, le suivi et les renouvellements des conventions de partenariat (Hippodromes de Lyon, Fédération Française d'Équitation, etc.).
Suivre les évolutions tarifaires du CHUV-Équin : propositions, mise en place et communication.
Gérer les astreintes du personnel : saisie, contrôle, création des formulaires, remontées d'informations et veille réglementaire.
Réaliser les commandes et la gestion des vêtements professionnels.
Assurer la gestion de la base documentaire (formulaires, Vademecum), l'archivage des dossiers en lien avec le service archives, et le suivi du parc informatique en interface avec la DSI.

Activités de secrétariat du CHUV-Équin

Utiliser et maîtriser l'application Sirius pour l'enregistrement et le suivi des consultations.
Différencier les motifs de consultation et fixer les rendez-vous en fonction des directives des cliniciens.
Créer, mettre à jour et diffuser les formulaires et documents utilisés au sein du CHUV-Équin.
Consolider et diffuser les plannings du pôle.
Participer aux conseils et bureaux du CHUV-Équin, rédiger et diffuser les comptes rendus.
Tenir à jour les statistiques d'activité de la Clinéquine.

Vos atouts

-Solides compétences administratives et financières : gestion budgétaire, régie, facturation, statistiques, suivi des dépenses.
-Maîtrise des outils métiers : logiciels bureautiques et gestion documentaire.
-Capacité à traiter des réclamations clients de manière argumentée et professionnelle.
-Sens du relationnel : interaction quotidienne avec la Direction, les cliniciens, les services support et les usagers.
-Organisation, autonomie et proactivité dans la gestion de l'activité.
-Capacité à anticiper, à prioriser et à adapter son action selon la charge du service.
-Aisance rédactionnelle et maîtrise de la communication écrite et orale.
-Rigueur, fiabilité et respect des procédures.
-Sens du travail en équipe et capacité à coordonner de multiples interlocuteurs.
-Discrétion et respect de la confidentialité liée aux activités du CHUV.