Chef.Fe Accueil H/F - Service Public

Descriptif de l'équipe de la Maison de l'Accueil et des Services :

1 chef-fe de pôle, 2 adjoint-e-s, 5 agent-e-s d'accueil, 3 agent-e-s régie des services, 1 administratif-ve.Missions:

o Assurer la coordination générale et la bonne organisation du service accueil

o Gérer et suivre les réservations des stages extérieurs (hébergements, installations sportives, salles).

o Garantir la qualité de l'accueil des usagers, des visiteurs et des groupes accueillis.

o Manager l'équipe d'accueil et veiller au bon fonctionnement opérationnel du service

o Piloter et accompagner des projets d'amélioration continue en lien avec la-le chef-fe de service

Être l'interlocuteur-rice des différents services internes et des prestataires extérieurs

Activités:

· Gestion des réservations et organisation des stages extérieurs

Traiter les demandes entrantes : courriels, appels téléphoniques; Confirmer les réservations des groupes et stages extérieurs; Recueillir les besoins spécifiques (hébergement, repas, salles, matériel, installations sportives).; Organiser l'arrivée des groupes : planning, logistique, coordination avec les services internes; Passer des commandes aux prestataires extérieurs si nécessaire; Mettre à jour et suivre des tableaux récapitulatifs pour la gestion des séjours et du planning.

· Encadrement en management de l'équipe accueil

Organiser et planifier les tâches de l'équipe (5 personnes); Accompagner et soutenir l'équipe au quotidien; Prendre les décisions opérationnelles concernant l'accueil; Faire remonter les besoins et difficultés au chef-fe de service; Veiller au respect des procédures et à la qualité de service.

· Activités d'accueil et relation usagers

Participer ponctuellement à la tenue du poste d'accueil; Répondre au téléphone ; Renseigner et orienter les usagers ; Gérer les premières demandes et les situations d'urgence ; Assurer une présence en soutien de l'équipe selon les besoins.

· Pilotage de projets d'amélioration

Analyser l'organisation existante et identifier les axes d'évolution; Proposer des dispositifs pour fluidifier l'accueil, renforcer la communication interne, optimiser la gestion des réservations; Mettre en oeuvre les projets en coordination avec la-le chef-fe de service et les équipes concernées; Assurer le suivi, l'évaluation et l'ajustement des nouveaux dispositifs.

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires:

- Management

Savoirs sur l'environnement professionnel

· Gestion de centre d'accueil et/ou hôtellerie

Savoir-faire opérationnels:

(Selon le niveau d'expertise requis : N, A, M et E)

N : notions de base, repères généraux sur l'activité

A : savoir effectuer, de manière régulière et/ou occasionnelle correctement les activités sous le contrôle d'un agent

M : effectuer une compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents

E : savoir agir dans un contexte complexe, trouver de nouvelles solutions, former des agents et être référent dans le domaine.

- Travailler en équipe (M)
- Connaissance des process d'accueil (A)
- Organisation de plannings et tableaux de bord (M)
- Capacité à piloter des réservations (M)
- Coordination avec plusieurs services internes (A)
- Encadrement d'équipe et accompagnement (M)
- Gestion des priorités et prise de décision (M)
- Langue Anglaise (A)
- Une seconde langue étrangère est un plus (N)
- Maîtrise des outils bureautiques (M)

Savoirs comportementaux

- Rigueur, fiabilité, sens de l'organisation
- Esprit d'équipe
- Capacité à anticiper et à s'adapter
- Force de proposition
- Sens de l'accueil et du service
- Réactivité, autonomie, diplomatie
- Communication claire et adaptée
- Aisance téléphonique et relationnelle