Secrétaire Assistante H/F - Initiatives Formation

Accueil & standard
Réception et identification des appels entrants, analyse des demandes et transfert vers les
interlocuteurs concernés.
Prise de messages et diffusion.
Accueil des visiteurs (clients, fournisseurs, intervenants extérieurs).
Tenue et organisation de l'espace d'accueil.
Administration & secrétariat
Réalisation de divers travaux de secrétariat : affranchissement, classement, mise sous pli,
rédaction de courriers et documents administratifs.
Gestion du courrier entrant et sortant.
Suivi des consommables, fournitures, stocks et commandes.
Gestion et ouverture de comptes dans l'ERP après collecte des pièces administratives.
Édition de cartes grises pour clients et partenaires.
Support opérationnel aux équipes
Réservations (restaurants, hôtels, salles de réunion, déplacements).
Suivi des congés, absences, RTT des collaborateurs.
Suivi du parc véhicules, demandes d'entretien et réparations.
Suivi du parc vêtements de travail (entrées/sorties, lien avec prestataire).
Gestion des interventions informatiques et téléphoniques avec les prestataires.
Missions secondaires
Rédaction d'offres commerciales en l'absence de l'assistant(e) commercial(e).
Participation à des missions ponctuelles confiées par les membres du CODIR.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.