Assistante - Assistant Administratif - Service Voirie Réseaux H/F - Mairie de Suresnes

Votre rôle :
Faciliter l'activité du service en assurant une bonne circulation de l'information et en prenant en charge au quotidien les tâches administratives de secrétariat et de gestion de l'occupation du domaine public, ainsi que le suivi des relations avec les usagers.

Missions :
Accueil :
- Accueil physique et téléphonique des administrés, entreprises
- Réceptionne et filtre les appels téléphoniques, renseigne et oriente les appels
- Programmer des rendez-vous
- Donne une information de premier niveau

Gestion du courrier/rendez-vous :
- Frappe des courriers et divers documents pour le chef de service et les surveillants de travaux
- Courrier : réceptionne, répartit, assure le suivi (via le logiciel Elise ou autre support) et apporte les réponses aux administrés

Gestion :
- Etablissement des occupations du domaine public : arrêtés et autorisations (chantiers, circulation, terrasses, etc.)
- Suivi et gestion des demandes d'installation des manèges et forains
- Suivi de l'aspect financier des droits de voirie en partenariat avec le correspondant budgétaire
- Gestion des demandes application Civisuresnes

Organisation de réunions :
- Planifie, gère les réservations, invitations pour différentes réunions et commissions
- Prépare les dossiers et établit les comptes-rendus lorsque l'assistant administratif participe à l'une d'entre-elles

Communication : Assure la transmission d'informations au sein du Pôle et du service Voirie et Réseaux

Classement : Assure le classement et l'archivage des dossiers relatifs au service ainsi que de ses propres dossiers

Polyvalence : Peut participer à d'autres tâches en fonction des besoins, des absences des collègues : courriers divers, suivi logiciel courrier, montage de réunions, agenda directeur de pôle et élu de secteur, etc.

Profil
Vous êtes un professionnel rigoureux, organisé et doté d'un excellent sens du service. Fort d'une expérience dans la gestion administrative et le soutien aux équipes, vous savez gérer les priorités avec efficacité et assurer un suivi précis des dossiers. Votre sens de la communication vous permet de collaborer aisément avec l'ensemble des agents.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.