Assistant Formation H/F - Pôle Emploi

Votre mission :
Rattaché(e) directement à la Responsable Formation, vous jouez un rôle clé dans la gestion administrative, logistique et organisationnelle des actions de formation. Véritable interface entre les formateurs, les participants et les partenaires, vous contribuez activement au bon déroulement des sessions et à la qualité de nos prestations.

Vos principales responsabilités

Gestion administrative des formations
Préparer et gérer les convocations, inscriptions et dossiers des participants
Assurer le suivi des présences, attestations, évaluations et documents QUALIOPI
Planifier les formations en lien avec les formateurs et les clients

Organisation logistique
Organiser les sessions de formation (salles, matériel, équipements, repas, hébergement)
Préparer les supports et outils pédagogiques (WIFI, PC, écrans, livrets, évaluations.)
Accueillir les participants et formateurs lors des formations sur le site de Saint-Jeannet

Suivi, communication et reporting
Assurer la communication avant, pendant et après les formations
Collecter et analyser les évaluations, taux de satisfaction et de réussite
Préparer des reportings et bilans de formation

Support aux formateurs et aux clients
Apporter un appui administratif et logistique aux formateurs
Répondre aux demandes des participants et des clients
Assurer le lien entre tous les acteurs de la formation

Conformité et amélioration continue
Veiller au respect des obligations réglementaires (QUALIOPI, OPCO, financements)
Mettre à jour les documents selon les évolutions légales
Proposer des axes d'amélioration des process et de l'organisation

Gestion budgétaire
Établir les devis et assurer la facturation (OF, CFA, CDD Tremplin, POEI)
Réaliser le rapprochement bancaire

Profil recherché

Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
À l'aise avec les outils de gestion de la formation (Visioformation), plateformes OPCO et logiciels de facturation/comptabilité (YOOZ)

Compétences organisationnelles
Excellente gestion des priorités et du temps
Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément dans un environnement dynamique
Rigueur administrative et sens du détail

Compétences relationnelles
Très bonnes qualités de communication et d'écoute
Aisance au téléphone et en face-à-face
Esprit d'équipe et sens du service

Qualités personnelles
Autonomie, réactivité et discrétion
Capacité à travailler dans un environnement exigeant
Curiosité, implication et force de proposition

Rémunération : à définir selon profil et expérience

Experience: Débutant accepté

Compétences: Législation sociale,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Réaliser des déclarations réglementaires

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Services d'aménagement paysager

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.