Secretaire Administrative et Communication 50% - H/F - Centre Hospitalier Universitaire de Bordeaux

L'Espace de Réflexion Ethique de Nouvelle-Aquitaine (ERENA) a vocation à susciter et à coordonner les actions en matière d'éthique dans les domaines des sciences de la vie et de la santé. Il existe un Espace de Réflexion Ethique dans chaque région de France métropolitaine et outre-mer.

En Nouvelle-Aquitaine, l'ERENA déploie ses missions à l'aide de trois sites d'appui (Aquitain, Limousin, Picto-Charentais). La coordination de l'ERENA est assurée pour la période 2025-2027 par le site Aquitain. Le recrutement d'un temps de secrétariat à mi-temps en CDD est proposé pour cette période, jusqu'au 31/12/2027.

L'ERENA site Aquitain est rattaché à la Direction des Affaires Juridiques, Ethiques, Transparence et Probité du CHU de Bordeaux. Le poste de secrétaire est rattaché de manière hiérarchique à la directrice de la DAJTP et de manière fonctionnelle à la directrice de l'ERENA.

Vos missions:

- Travailler en lien avec la chargée de mission de l'ERENA site Aquitain, sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de la DAJTP et fonctionnelle de la directrice de l'ERENA

- Assister la chargée de mission sur les activités décrites ci-dessous

Principales activités:

Accueil physique et téléphonique

Organisation des réunions, des instances et des déplacements

Suivi et mise à jour des listes de contacts (listes de diffusion)

Etablissement de documents Word (prise de notes, rédaction et mise en forme de Comptes-Rendus, Procès-Verbaux divers, documents d'information, etc...), Publisher (affiches) et de tableaux Excel

Saisie de données d'activité, préparation de rapports d'activité

Gestion du courrier et mailing papier ou dématérialisé

Secrétariat divers

Missions spécifiques:

Participer aux réunions selon les jours de travail

Appui aux actions de communication autour des activités de l'ERENA et de l'ERENA site Aquitain

Appui à l'organisation des événements (conférences, colloques, ateliers...)

Conditions d'exercice:

- Horaires de travail sur un roulement unique - amplitude horaire de 9h30-17h à Saint-André (jour...

Connaissances

- Une expérience réussie dans des fonctions similaires est demandée

- Qualités rédactionnelles et orthographiques

- Maitrise des outils bureautiques et des techniques de secrétariat

· Savoir faire

- Savoir planifier et respecter les délais

- Rédiger et mettre en forme les documents

- S'adapter aux différents interlocuteurs

- Filtrer et orienter les informations

· Savoir-être

- Sens du relationnel et du travail en équipe

- Capacité d'adaptation

- Sens de l'organisation

- Rigueur