Assistant Administratif Crip - Conseil Départemental de la Sarthe H/F - Conseils départementaux

En lien avec le Chef de Bureau, et au sein du pôle administratif de la CRIP, le professionnel est chargé du traitement administratif des dossiers CRIP. De l'arrivée de l'information jusqu'à son traitement final, il procède à l'enregistrement, à la création du dossier ou à sa mise à jour, à la réalisation administrative des orientations préconisées. Il participe au suivi en temps réel des entrées d'informations via les différents canaux, et notamment la boite mail Contact Enfance en Danger. Il interpelle le Chef de Bureau et les Référents CRIP en cas d'alerte sur une situation nécessitant un traitement prioritaire.
Il assure l'accueil téléphonique de la CRIP et peut renseigner, sous couvert du Chef de Bureau, sur l'avancée du dossier et oriente au besoin vers le bon interlocuteur. Il se charge de l'archivage des dossiers CRIP en référence aux règles appliquées par le service à ce sujet.
Il utilise au quotidien les outils SOLIS, OUTOOK et logiciels classiques de traitement de texte.

Ses missions sont susceptibles d'évolution en fonction de l'évolution de la réglementation, des décisions du Département ou des réorganisations.

Accueil téléphonique

Accueil, information et orientation des usagers

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Instruction de dossiers administratifs

Recherche d'informations

Rédaction de courriers

Suivi et mise en forme de dossiers administratifs

Tri, classement et archivage de documents

Frappe de courriers

Réception, traitement et diffusion d'information

Savoirs:
Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

Connaissance des institutions

Connaissance des missions de l'aide sociale à l'enfance

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Etablir un système de classement efficace

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Organiser, hiérarchiser et prioriser ses activités

Respecter les règles de déontologie liées à son activité

Suivre une procédure

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook)

Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact

Avoir le sens du travail en commun et l'esprit d'équipe

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de rigueur et de méthode

Prendre du recul par rapport aux situations