Agent d'Accueil - Commune de la Roquette-Sur-Siagne H/F - Communes

Placée au sein de la Mairie, l'agent(e) d'accueil assure l'accueil physique et téléphonique du public, la gestion du courrier entrant et sortant ainsi que le soutien administratif courant. Il/elle constitue un point d'entrée essentiel entre les administrés, les élus et les services communaux, garantissant une information fiable, une orientation adaptée et un service public de qualité.
Le poste implique un contact permanent avec le public et nécessite rigueur, discrétion et sens du service.

1. Accueil du public et gestion des appels téléphoniques :
- Assurer un accueil de qualité, informer et orienter les administrés et interlocuteurs externes.

Activités :
- Accueillir physiquement le public avec courtoisie ;
- Renseigner et orienter les administrés vers les services compétents.

- Répondre aux appels téléphoniques ;
- Écouter, filtrer et orienter les appels.

- Prendre et transmettre les messages ;
- Garantir une communication claire et professionnelle.

2. Gestion du courrier « arrivée » et « départ » :
- Assurer le traitement, le suivi et la diffusion du courrier entrant et sortant de la collectivité ;
- Réceptionner les courriers (lettres, fax, courriels) ;
- Trier, enregistrer et classer les courriers entrants ;
- Transmettre les courriers aux services destinataires ;
- Préparer, trier et affranchir les courriers sortants ;
- Utiliser le logiciel dédié à la gestion du courrier.

3. Gestion de l'agenda du Maire :
- Organiser et coordonner les rendez-vous du Maire ;
- Prendre les rendez-vous ;
- Gérer et mettre à jour l'agenda du Maire ;
- Informer les interlocuteurs concernés.

Missions administratives complémentaires :
- Distribution des sacs de tri sélectif ;
- Participer à la politique environnementale de la commune ;
- Distribuer les sacs de tri sélectif aux administrés ;
- Assurer le suivi et la gestion des stocks en mairie.

4. Suivi administratif des associations :
- Assurer le lien administratif entre la commune et les associations locales ;
- Mettre à jour les fichiers et calendriers des associations et manifestations ;
- Établir et suivre les fiches de liaison ;
- Transmettre les informations aux services concernés et en assurer le suivi ;
- Gérer le planning d'occupation des salles communales ;
- Préparer et faire signer les contrats de prêt de salles ;
- Rédiger et gérer les courriers, courriels et contacts avec les associations.

- Connaissance de l'organigramme des services municipaux ;
- Techniques d'accueil du public
- Techniques de communication ;
- Fonctionnement d'un standard téléphonique ;
- Techniques d'enregistrement et de gestion du courrier ;
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques ;
- Utiliser un logiciel de gestion du courrier ;
- S'organiser et gérer les priorités ;
- Accueillir, filtrer et orienter les appels ;
- S'exprimer clairement à l'oral comme à l'écrit ;
- Sens du relationnel et du service public ;
- Discrétion et respect de la confidentialité ;
- Autonomie ;
- Sens de l'organisation ;
- Capacité d'anticipation et de réactivité ;
- Qualité d'écoute et de dialogue.