Assistant·e en Ingénierie des Formations Ouvertes en Alternance H/F - Université Paris 8

Le projet UPL-Accélérations, déposé auprès de l'ANR et retenu par un jury
international, a pour objectif de renforcer les offres de formation continue et de formation en apprentissage de l'Université Paris Nanterre, établissement
coordinateur et de l'Université Paris 8 Vincennes - Saint-Denis, établissement
partenaire du projet.

Les deux universités doivent renouveler leurs accréditations de diplômes nationaux en 2026. Elles comptent, sous l'impulsion de ce projet, profiter de cette échéance pour préparer en phase 1 (2024-2026), puis développer
en phase 2 (2027-2030), de nouvelles offres de formations professionnalisantes.
Les universités publiques françaises étant trop peu présentes sur le terrain de la formation tout au long de la vie, les encouragements nationaux et internationaux invitent à renforcer ces activités. Le projet UPL-Accélérations s'inscrit ainsi parfaitement dans cette dynamique.Missions

L'assistant-e en ingénierie de formation assure le suivi administratif et financier des actions de formations en alternance. Il-elle contribue au placement en entreprise et assure la contractualisation avec les employeurs. Il-elle est l'interlocuteur des stagiaires, des entreprises et des financeurs, mais également des référents et tuteurs alternance. Son action vient en appui au développement des formations en alternance.

Activités principales

Accompagner les candidats et les employeurs

Conseiller les candidats sur les dispositifs d'alternance (apprentissage et contrats de professionnalisation) et l'offre de formation en alternance
Individualiser la documentation type des formations en alternance
Participer à des salons, journées portes ouvertes, intervenir auprès des promotions à la rentrée

Assurer le suivi administratif et financier des dossiers des alternants

Préparer les documents pour les prises en charge financière des formations en alternance
Créer et/ou gérer les alternants dans les logiciels de l'université
Établir les conventions, contrats et avenants
Vérifier les feuilles d'émargement des alternants avant de les transmettre aux employeurs
Vérifier le respect des calendriers, procéder à d'éventuelles modifications et en informer les contractants
Facturer les financeurs, suivre les encaissements et les impayés
Gérer les dossiers des alternants en lien avec les partenaires

Contribuer à la démarche qualité

Mettre en oeuvre et actualiser les procédures et tableaux de suivi
Vérifier/qualifier les données des logiciels de gestion
Assurer une veille juridique et réglementaire sur l'alternance

Connaissances

Connaissance du fonctionnement de l'enseignement supérieur
Connaissance de la réglementation et des aspects juridiques en matière de formation professionnelle continue et plus particulièrement de l'alternance
Connaissance des fondamentaux en gestion financière
Connaissance du marché de l'emploi et de la formation continue

Compétences opérationnelles

Avoir des compétences de conseils, d'accueil et de commercialisation
Avoir des compétences en matière de gestion financière
Maîtriser les outils de gestion et de bureautique
Maîtriser les techniques de recherche et de traitement de l'information
Analyser des données et informations dans le cadre d'une problématique
Mettre en oeuvre des procédures et conduire des actions relevant d'une démarche Qualité
Maîtriser la communication orale et écrite

Compétences transversales / Savoir être

Sens du service public
Capacité d'organisation et rigueur
Qualité rédactionnelle
Sens relationnel et aptitudes à la négociation
Goût pour le travail en équipe
Capacités d'anticipation, d'adaptation et de décision
Sens de la confidentialité
Esprit d'initiative et autonomie
Disponibilité et écoute