Gestionnaire Formation Réf. 44621 H/F - Sorbonne Université– Services Universitaires

Le service de la formation des personnels pilote et conçoit la stratégie d'accompagnement et de formation professionnelle de l'établissement et soutient la politique RH déployée par Sorbonne Université. Il promeut la formation comme levier d'attractivité, de professionnalisation et de fidélisation des personnels mais aussi d'accompagnement des parcours, transitions et reconversions professionnelles et enfin de transformation de l'action publique.

Localisation : 4 place Jussieu, 75005 ParisFonctions : Gestionnaire formation

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

CDD de 3 ans.

Mission :

Le ou la gestionnaire formation participe activement à la réalisation de ces objectifs par le suivi administratif et logistique de son portefeuille de formation.

Activités principales:
Préparation, organisation et gestion des sessions collectives de formation

- Planification, organisation et publication dans Geforp de l'offre de formation annuelle de son portefeuille
- Réception et traitement des demandes d'inscriptions au fil de l'eau dans le logiciel
- Préparation des dossiers de formations (émission de tous les documents nécessaires et règlementaires, envoi des convocations aux stagiaires et documents aux prestataires)
- Réservation et préparation des lieux des formations
- Accueil des prestataires et formateurs en début de formation
- Clôture des sessions de formation et saisie des présences dans le logiciel
- Élaboration de bilans d'activité annuels par portefeuille de gestion

Gestion des demandes de formations individuelles hors catalogue et des plans de direction

- Réception, instruction et gestion des demandes individuelles de formation hors catalogue
- Recherche et mise en concurrence des prestataires pouvant répondre au besoin
- Gestion administrative des inscriptions
- Suivi des services faits des prestations de formation et des attestations de fin de formation
- Mise à jour des tableaux suivis dédiés
- Saisie dans Geforp a posteriori des actions et présences en formation

Participation aux activités transverses du pôle et du service

- Accueil et conseil auprès des agents, stagiaires, responsables de service, prestataires, formateurs internes et externes
- Mise à jour des pages formation de l'intranet, de Geforp et des tableaux de suivi d'activité internes
- Réalisation des bilans et des statistiques rendant compte de l'activité du pôle
- Proposition d'amélioration des dispositifs (contenu et/ou organisation)
- Participation à l'élaboration de supports de communication sur l'activité formation en lien avec la chargée de communication interne
- Gestion et suivi des boîtes mails partagées du pôle

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable sur la formation professionnelle tout au long de la vie
- Statuts, règlements et procédures de gestion des personnels des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche

Savoir-faire :

- Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Capacité à rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Capacité à interagir avec des publics variés
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités au quotidien
- Capacité à proposer des axes d'amélioration pour l'activité du bureau

Savoir-faire transversaux :

- Capacité à organiser, planifier et coordonner des formations (sessions et/ou actions) et garantir la continuité de l'activité du pôle
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
- Capacité à appliquer les textes réglementaires

Savoir être :

- Bon relationnel et sens du travail en équipe
- Disponibilité et réactivité
- Sens de l'analyse et capacité à être force de proposition
- Adaptabilité et autonomie
- Organisation et rigueur
- Sens du service public
- Confidentialité