Gestionnaire Administratif et Pédagogique H/F - Université de Savoie Mont Blanc

Affectation : L'Institut Universitaire de Technologie d'Annecy est implanté sur le site universitaire d'Annecy depuis 1973. L'IUT permet chaque année à près de 2600 jeunes d'obtenir de réelles connaissances techniques, d'apprendre à développer leur aptitude à travailler en équipe, à évoluer et à savoir s'intégrer, à travers l'ensemble de ses formations et l'éventail de ses spécialités (Commerce, Banque, Gestion, Management Opérationnel, GRH, Electronique, Energies Renouvelables, Mécanique, Informatique, Instrumentation, Mesures physiques, Production, Qualité, Logistique et Réseau...).1. MISSION

Sous l'autorité du responsable administratif et en lien avec le chef du département Qualité Logistique Industrielle des Organisations (QLIO), la personne recrutée devra assurer la gestion administrative et pédagogique du département.

2. ACTIVITES ET CONDITIONS DE REALISATION

Activités principales :

Assurer la gestion administrative du secrétariat en lien avec l'équipe pédagogique
Assurer l'accueil et le suivi administratif des étudiants
Assurer la préparation des jurys
Gérer les dossiers de vacataires enseignants du département
Gérer la communication du département
Gérer les avis de poursuite d'étude et le suivi des diplômés
Assurer la gestion matérielle et logistique du département
Assurer le suivi budgétaire sur le logiciel dédié
Assistance aux responsables des stages
Préparation et suivi du recrutement en relation avec l'enseignant responsable
Assistance au responsable de la perception des enseignements
Suivi de la base de données des anciens en liaison avec l'enseignant responsable (Still In Contact)

Activités associées :

· Préparation des réceptions et autres manifestations

· Gestion du co-voiturage des étudiants

· Suivi des associations

· Assistance aux nouveaux intervenants vacataires

· Gestion des sorties et voyages

Savoirs:

· Environnement et réseaux professionnels

· Techniques d'élaboration de documents

· Connaissance du cadre réglementaire applicable au domaine de la formation

Savoir-faire:

· Maîtriser les logiciels de bureautique et informatique

· Rédiger des rapports ou des documents, enregistrer / classer les documents

· Gérer l'activité dans un calendrier et contrôler des échéances

· Gérer les procédures de scolarité

· Gérer un budget

· Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances

· Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

· Savoir rendre compte

Savoir-être:

· Devoir de réserve et discrétion

· Autonomie, sens de l'organisation et réactivité

· Capacité d'adaptation et esprit d'équipe

· Discrétion et rigueur

· Qualités d'expression et de rédaction

Formation(s) et expérience(s) professionnelles :

· Une expérience dans le domaine de la scolarité serait un atout