Secrétaire Pédagogique Département Icm H/F - Université Sorbonne Nouvelle Paris 3

L'UFR Arts & médias couvre un très riche domaine de formation et de recherche.Constituée de quatre départements d'enseignement, elle développe ses domaines de recherche dans lecadre de cinq laboratoires scientifiques et de l'école doctorale 267 Arts & médias.Dans une perspective fortement interdisciplinaire, elle propose des formations en cinéma et audiovisuel,communication.

La/le secrétaire pédagogique est placé-e sous l'autorité hiérarchique de la RAC de l'UFR et l'autorité fonctionnelle de la/le RAC adjoint-e chargé-e de coordonner les opérations collectives de scolarité. Elle/Il travaille également en étroite collaboration avec la Direction pédagogique du département.

Mission principale :

Elle/Il assure des fonctions polyvalentes de secrétariat pédagogique et l'assistance technique et logistique des responsables pédagogiques et du directeur du département.

Elle/Il réalise des actes administratifs et de gestion courante de suivi pédagogique en lien avec le parcours d'études des étudiants inscrits au sein du département dans le respect des techniques, des procédures et des délais.

Elle/Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du département. Elle/il informe et oriente dans leurs démarches les usagers et enseignants, et répond à des sollicitations d'interlocuteurs internes ou externes à l'université.

D'autres missions pourront lui être confiées eu égards les nécessités de service au sein du département ou de l'UFR.ACTIVITÉS PRINCIPALES

Activité générale et / ou transversale du département :
- Accueillir et informer les usagers et les enseignants du département (accueil physique et téléphonique, mailing) ;
- Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues ;
- Assurer l'assistance technique et logistique des responsables pédagogiques du département ;
- Mise à jour des supports d'informations sur l'offre des formations à charge (site, brochures, fiches diplôme...);
- Procéder à l'archivage des pièces administratives ;
- Préparer les documents et participer aux réunions de rentrée ;
- Accompagner le suivi et le recueil des données de pilotage pour la Direction ;
- Soutien à l'UFR en pic d'activité, renforts ponctuels selon le calendrier des opérations du département,participation aux événements de la vie du département et de l'UFR (cérémonie des diplômes, JPO,Semaine Arts et Médias, etc).

Campagne d'admission des étudiants
- Accompagnement et suivi des campagnes d'admissions (Parcoursup, eCandidat, MonMaster, etc. ...)
- Préparer l'instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative ;
- Préparer et assurer le secrétariat des commissions pédagogiques ; communication des décisions.
Gestion des études et des étudiants
Suivi de la gestion du cursus des étudiants en relation avec l'équipe enseignante pour les formations à charge :
- Gestion des IP : préparation des IP-Web, saisie des IP hors IP-Web et traitement des réclamations, traitement des demandes de dérogations (CTI) et IP Erasmus, etc. ... ;
- Préparation des emplois du temps : accompagnement des équipes pédagogiques à leur élaboration, saisie des emplois du temps dans ADE planning et suivi des enseignements pour le pôle études ;
- Gestion des demandes des enseignants pour les formations à charge : absences, changements desalles et rattrapages

- Suivi des présences des étudiants (examens CC, boursiers, alternants);

- Suivi de la signature des conventions de stage ;

- Suivi des contrats de professionnalisation et d'apprentissage pour les étudiants alternants

Contrôle des connaissances et gestion des résultats

- Collecter les modalités de contrôles des connaissances et des examens auprès des enseignants ;

- Suivre les propositions de composition de jurys ;

- Suivre la collecte des notes - lancement des calculs d'UE, préparer et assurer le secrétariat des jurys (PV et saisie des points jurys), éditer les relevés de notes et procès-verbaux définitifs d'APOGÉE ;

- Traiter les réclamations contentieuses (liaison Direction UFR - Enseignants- étudiants).

Connaissances :

- Connaître l'organisation de l'UFR Arts & Médias et l'offre de formation du département ;

- Organisation et fonctionnement du système LMD ;

- Connaissances des procédures et des règles administratives des universités ;

- Modes de fonctionnement des administrations publiques ;

- Connaissances des politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.

Compétences opérationnelles :

- Maîtriser les outils de bureautique, et outils partagés (G-suite) ;

- Connaître les applications dévolues à la gestion de la scolarité (APOGÉE, KSUP, Forma'Link,

Ecandidat...) ;

- Savoir rendre compte ; S'exprimer avec aisance à l'oral et à l'écrit ;

- Capacité à travailler en équipe ;

- Capacité à interagir avec différents publics ;

- Capacité à organiser et planifier ses activités ;

- Capacité à concevoir et mettre en place des procédures de gestion ;

- Capacité à coordonner des activités collectives.

Compétences comportementales :

- Savoir être polyvalent

- Sens du service publique et qualités relationnelles

- Savoir être rigoureux, méthodique et disponible.

- Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière appropriée.

- Savoir gérer le stress dans les périodes d'activité intense

Diplôme réglementaire exigé - formation professionnelle - expérience :

Diplôme équivalent au CAP et/ou BEP, formation administrative dans le domaine du secrétariat, expérience du système de l'enseignement supérieur

Conditions particulières d'exercice :

- Variation de la charge de travail au cours de l'année

- Présence impérative en pleine période d'inscription et de rentrée (juin, juillet, septembre, octobre,

janvier)

- Fortes contraintes liées au respect du calendrier universitaire

- Bureau recevant un public nombreux et varié dans ses demandes