Assistant Direction et Partenariats H/F - Pôle Emploi

Audiens est le partenaire de confiance des professionnels de la création et de l'information (salariés, créateurs d'entreprises, intermittents du spectacle, journalistes, pigistes et travailleurs indépendants, familles et retraités du secteur) pour leur protection sociale. Acteur de référence depuis 2003, nous développons une expertise exclusive au service de la culture. Avec plus de 600 collaborateurs, tous engagés à porter nos valeurs fondatrices de solidarité, de qualité, de progrès et de respect, nous oeuvrons tous les jours à la satisfaction de nos clients et concevons en ce sens des offres adaptées aux spécificités de chaque profession.
Dans le cadre d'une création de poste nous recrutons pour notre Direction des actions sociales et des relations avec les branches professionnelles :

ASSISTANT(E) DIRECTION ET PARTENARIATS

Au sein du pôle nouvellement créé s'articulant autour du pilotage des partenaires (branches professionnelles et syndicats) sur les sujets de protection sociale, et la coordination de la direction, votre mission est double. Vous accompagnez notre Responsable Coordination dans ses missions de pilotage et de coordination des projets en lien avec les partenaires et prenez en charge l'assistanat classique de notre Directeur.
Au quotidien vous intervenez :

Auprès de notre Responsable Coordination

- Organisation des réunions, des comités, des rendez-vous institutionnels et des déplacements et gestion de la logistique (réservation de salles, de matériels, réalisation des supports .) ;

- Rédaction et mise en forme des courriers, des notes, des comptes rendus, des présentation et documents administratifs de votre Direction

- Participation à la gestion documentaire (archivage, partage des dossiers et mise à jour des supports ;

- Pilotage du suivi budgétaire des partenariats avec les organisations syndicales et patronales : suivi des engagements, des contreparties, des tableaux de bord, des reporting, des conventions et des relations ;

- Contribution à la coordination interne en appui de votre Responsable concernant l'intégration des nouveaux arrivants, le suivi logistique des équipes et sa participation à des projets transverses et événements internes.

- Participation ponctuelle à la mise en oeuvre d'actions institutionnelles (diversité, innovation, communication) et appui sur les missions confiées à votre Direction en lien avec les partenaires internes ou externes

- Force de proposition concernant l'amélioration des pratiques d'organisation ou de fonctionnement interne (outils, procédures, indicateurs)

Auprès de notre Directeur

- Appui administratif, coordination et logistique (gestion de l'agenda et de la messagerie électronique, priorisation des sollicitations, suivi des échéances et des arbitrages .) ;

Profil

Diplômé(e) d'un Bac +2 minimum, vous justifiez d'une expérience avérée dans l'assistanat de direction (au moins 2 ans) qui vous a permis de démontrer votre agilité, votre vivacité d'esprit et votre capacité à anticiper les besoins (dans l'idéal vous connaissez les organisations syndicales et/ou branches professionnelles). A l'aise avec les outils bureautiques, vous l'êtes également dans votre relationnel au quotidien et possédez le goût du travail bien fait. Diplomate, réactif(ve) et sachant faire preuve de discrétion, vous êtes véritablement une personne sur qui l'on peut compter.

Vous vous reconnaissez dans ce profil alors rencontrons nous ! Nous vous offrons :
- Un environnement de travail agréable, bienveillant et ouvert où vos idées sont les bienvenues et votre regard critique apprécié.
- Une organisation de travail qui permet un juste équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle
- Un salaire et des avantages sociaux attractifs (statut agent de maitrise / 27 jours de CP / 19 jours de RTT/ retraite supplémentaire 100% employeur / intéressement / accord télétravail )

Experience: 4 An(s)

Compétences: Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer les relations et le suivi avec les différentes parties prenantes du projet (sous-traitants, fournisseurs, clients finaux, collectivités, opérateurs),Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés,Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les interactions en face-à-face : accueil des visiteurs et déplacements occasionnels,Organiser des réunions internes, préparer l'ordre du jour, rédiger les comptes rendus,Participer à des projets transverses et mettre à disposition ses compétences techniques et de sa connaissance des clients,Planifier et organiser des réunions commerciales,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.)

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des agences de placement de main-d'oeuvre

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.