Assistant - Assistante de Direction H/F - Mairie

Sous l'autorité du Directeur général des services, l'agent assiste ce dernier dans l'organisation quotidienne de son travail et le suivi des dossiers. Il/Elle met en oeuvre, coordonne et veille à la bonne exécution des décisions prises par le DGS. Il/elle est un des interlocuteurs privilégiés du cabinet de Monsieur Le Maire.
Organiser l'activité quotidienne du Directeur : Assurer l'ensemble de la coordination des rendez-vous du directeur général des services : préparation des réunions et des documents nécessaires. Assurer la gestion des astreintes des directeurs (planning, et suivi). Organiser les déplacements. Assurer le suivi des activités : Renseigner les interlocuteurs et faire le relais si nécessaire vers l'interlocuteur compétent. Assurer l'interface avec l'ensemble des services de la ville et les partenaires extérieurs. Organiser et assurer le suivi du courrier (papier et dématérialisé) en lien avec les services et le cabinet du Maire. Préparer et mettre à jour les dossiers : réceptionner, trier et diffuser les informations et les classer. Intégrer les priorités dans la gestion quotidienne. Assurer le suivi et le contrôle des parapheurs (vérification, enregistrement, suivi et transmission). Organiser les commissions administratives et préparer les dossiers pour le BM et le BS. Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents de suivi. Réaliser, mettre en forme et suivre les documents administratifs : Rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus, relevés de décision, fiches de synthèse). Effectuer des recherches documentaires, organiser la diffusion et le classement des dossiers dans le respect de la réglementation. Solides connaissances juridiques, administratives et financières.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Rechercher l'information, la vérifier et classer,Tenir des délais,Capacité à anticiper et à organiser,Informer et rendre compte à sa hiérarchie,Disponibilité, discrétion et confidentialité,Prendre des initiatives,Etre en mesure de planifier les activités,Aisance rédactionnelle,Maîtrise des outils bureautiques,Connaissance du fonctionnement d'une collectivité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.