Secretaire Medical Service de Radiotherapie H/F - CHU Bordeaux

Situé dans une ville attractive, proche du bassin d'Arcachon et des Pyrénées, premier employeur de Nouvelle-Aquitaine, classé parmi les premiers au classement des CHU de France, le Centre hospitalier universitaire de Bordeaux assure ses missions de soin, de recherche, d'enseignement et de prévention au bénéfice de la population de la Métropole de Bordeaux et de sa région environnante.

Fort de 14500 agents et plus de 180 métiers, il regroupe ses activités sur trois sites hospitaliers, les groupes hospitaliers Pellegrin et Saint-André à Bordeaux et le groupe hospitalier Sud à Pessac. Etroitement liés à l'Université de Bordeaux, ils participent de manière constante à la formation médicale, chirurgicale, pharmaceutique et odontologique de la région ainsi qu'à la recherche fondamentale en liaison avec les unités INSERM et CNRS avec des nouvelles techniques innovantes.

Le Groupe Hospitalier Sud est le plus récent des trois sites hospitaliers du CHU de Bordeaux. Il dispose de 4 implantations géographiques : trois à Pessac : l'hôpital Haut-Lévêque, l'hôpital Xavier Arnozan, l'EHPAD Les jardins de l'alouette ainsi que l'EHPAD de Lormont.Poste de secrétariat conventionnel : 5 secrétaires équivalent temps plein

- Accueil téléphonique et physique des patients et des intervenants divers (médecins, laboratoires extérieurs, sociétés de transport, etc.)
- Mise en forme informatique au moyen de la reconnaissance vocale des comptes rendus de consultation de radiothérapie, de mise en traitement, de fin de traitement sur dx care, certificats médicaux et attestations
- Gestion des dossiers (création, classement, archivage et numérisation)
- Création de documents divers permettant une meilleure coordianation du service
- Tri du courrier (mise sous pli, réception, gestion du fax)
- Gestion des mails internes et externes (boite personnelle et générale)
- Envoi des examens aux patients
- Commande des fournitures de bureau

Missions ponctuelles/Particularités

Chacune des 5 secrétaires est référente de deux médecins pour lesquels elle effectue les missions suivantes :

Accueil téléphonique

Gestion des agendas

Gestion des rendez-vous de consultation de suivi et de nouveaux patients, inscription en RCP

Examens

Poste de coordination de la prise en charge des patients en amont de la radiothérapie (3 secrétaires)

Gestion des demandes de consultation des nouveaux patients en fonction des spécialités médicales des radiothérapeutes, du délai souhaite ou post-thérapeutique (si urgence planification sur le 1er créneau disponible quel que soit le radiothérapeute), récupération des demandes de radiothérapie suite RCP

Préparation et vérification de la complétude des dossiers avant la consultation

Gestion des demandes de radiothérapie avec prise en compte des délais de prise en charge : vérification de l'identité du patient, création dossier SIRTH, planification consultation, examens et rendez-vous associés

Transmissions quotidiennes avec manipulatrice du scanner qui planifie le scanner de centrage, coordination chimiothérapie et planification de mise en traitement

Convocation patient

Coordination en cas d'ajustement du schéma thérapeutique

Reconvocation des patients en cas d'aléas au niveau de la préparation du traitement en collaboration avec la manipulatrice de coordination

Confirmation des convocations des nouveaux patients (J-2)

Confirmation des scanners de centrage (J-1)

Saisie des délais de mise en traitement

Poste d'assistante chargée de l'élaboration du tableau d'astreintes hebdomadaires (2 secrétaires)

Organisation et élaboration du planning des astreintes selon les vacations et les absences des intervenants suivants : médecins, internes, physiciens, attache de recherche clinique, soins de support (assistante sociale, psychologue, diététicienne, socio-esthéticienne), techniciens et encadrement (cadre de sante, responsable médical et responsable physique)

Tenue à jour des tableaux généraux, calendrier de la coordination, salle de réunion

Mise a jour dans Ox planning, Mosaiq

Réalisation de tableaux prévisionnels pour les conges

Diffusion hebdomadaire par mail, distribution et affichage dans le service

Principales activités :

Diffusion hebdomadaire par mail, distribution et affichage dans le service

Prise de rendez-vous, gestion des agendas

Gestion du circuit de document et du dossier patient

Gestion et traitement des données / information (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi

Organisation, coordination des programmations liées a la prise en charge médicale

Missions spécifiques/particularités du poste :

Les principes de polyvalence et de suppléance ainsi que le maintien d'un effectif minimum au niveau de cette équipe doit permettre une continuité indispensable au niveau des taches identifiées comme prioritaires :

Coordination de la prise en charge

Accueil téléphonique

Courriers urgents et de mise en traitement

Suivi des délais d'envoi des courriers

Une expérience concluante au sein d'un service similaire serait un plus.

Certification SAMS SMMS requise.

Excellent niveau d'orthographe, connaissance Pack OFFICE

Connaissance du fonctionnement hospitalier

Rigueur, fiabilité et sérieux