Assistant de Direction - Commune de Grand Champ H/F - Communes

Sous l'autorité de la DGS, l'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au DGS pour accompagner les élus dans la mise en oeuvre des projets municipaux et la coordination des services.

Il/Elle assure un rôle d'assistance dans la coordination, la gestion administrative et le suivi des dossiers stratégiques de la collectivité.

ACTIVITÉS PRINCIPALES :

* Accueil téléphonique et physique de la Direction Générale

* Gestion de l'agenda et de l'organisation du DGS :
- Organisation et suivi de l'agenda du DGS (rendez-vous, réunions, déplacements)
- Priorisation des sollicitations internes et externes
- Préparation administrative et logistique des réunions
- Suivi des échéances

*Aide à l'organisation de travail du DGS, en transversalité avec les services
- Suit les projets et activités de la Direction
- Suit des dossiers thématiques particuliers

* Assure l'interface avec le Maire, les élus et les agents

* Assure le secrétariat général et le secrétariat des instances :
- Organisation des instances municipales (Conseil municipal, Bureau municipal...) : convocations, rédaction, préparation des dossiers, documents et supports de séance, rédaction et diffusion des procès-verbaux
- Suivi des décisions et des délibérations en lien avec les services concernés
- Suivi de l'affichage légal

* Rédaction de courriers institutionnels, transversaux et des actes administratifs :
- Coordination des réponses avec les services municipaux
- Suivi des dossiers stratégiques ou transversaux pilotés par le DGS

* Participation aux activités de veille documentaire et réglementaire

* Relations avec les partenaires institutionnels :
- Interface avec les partenaires institutionnels (Préfecture, intercommunalité, élus, organismes publics...)
- Organisation des échanges et réunions partenariales
- Transmission et suivi des informations
- Contribution à la qualité des relations institutionnelles de la collectivité

* Appui administratif et organisationnel :
- Appui aux projets transversaux de la collectivité
- Classement et archivage des documents de la Direction
- Mise à jour de tableaux de suivi et d'outils de pilotage

* Diffusion de l'information aux services / Participe à la communication générale de la collectivité

* Référente métiers pour les assistantes/gestionnaires des autres services dans les différents pôles, contribue à l'amélioration permanente

ACTIVITÉS SECONDAIRES :

* Représentation de la commune, par délégation, auprès des acteurs communaux ou lors d'instances officielles

SAVOIRS / CONNAISSANCES
- Maîtrise du fonctionnement administratif et juridique d'une commune
- Maîtrise de l'environnement public des collectivités : partenaires locaux, institutionnels

SAVOIR-FAIRE / COMPÉTENCES TECHNIQUES
- Expertise rédactionnelle : courriers, délibérations, arrêtés (connaissances formées)
- Maîtrise experte et indispensable des outils bureautiques et de dématérialisation des actes
- Maîtrise la construction et l'alimentation de tableaux de bord et d'outils de planification, de gestion de dossiers
- Constitution et transmission de demande de subvention
- Utilise les nouveaux outils et les nouvelles technologies de travail

SAVOIR-ÊTRE / APTITUDES
- Autonomie, sens de l'organisation et du travail en équipe : importance du sens relationnel et de la diplomatie
- Polyvalence : très forte capacité d'adaptation et esprit d'initiative, force de proposition
- Sens aigu de la confidentialité
- Rigueur : respect des délais et des procédures

* Niveau de formation requis : Formation supérieure
* Expérience confirmée dans un poste similaire au sein d'une collectivité territoriale ou d'un établissement public