Agent Polyvalent Guichet Unique Spécialité État Civil - Mairie de Hazebrouck H/F - Communes

Au sein du Pôle Populations et rattaché(e) au service Guichet Unique de la collectivité, la Ville d'Hazebrouck, commune de 22 000 habitats, recrute un(e) agent(e) polyvalent(e) Guichet Unique spécialité état civil.

L'agent(e) travaille en relation directe avec les élu(e)s et les autres services de la collectivité ainsi qu'avec la Préfecture, le Centre du Service National et le Tribunal Judiciaire.

Poste à temps complet : 37h30 (15 jours de RTT)
Du lundi au vendredi - horaires flexibles en fonction des horaires d'ouverture de la Mairie.
Spécificité du poste : travail le samedi (turn over avec les autres agents du service).

Conditions salariales : salaire statutaire - régime indemnitaire - prime 13ème mois.
Avantages : Plurelya - Tickets restaurants - participation mutuelle labellisée - prime mobilité douce - Comité d'oeuvres Sociales

Missions principales :
- Assurer les missions en rapport avec le service guichet unique avec une prédominance pour les missions d'agent d'état civil.

Activités :
- Service état civil :
* Établir, enregistrer, suivre les actes d'état civil (naissances, mariages, décès, reconnaissances...)
* Gestion des concessions funéraires
* Recevoir et renseigner les administrés
* Assister l'Elu(e) lors des mariages et des auditions
* Apprécier la demande au regard des différents documents
* Contrôler l'authenticité des attestations fournies
* Traiter le courrier et les demandes dématérialisées
* Tenir à jour les différents registres

- Affaires générales :
* Enregistrer les jeunes pour le recensement militaire, et assurer l'envoi trimestriel au Centre du Service National par voie informatique.
* Assurer les légalisations de signature et les copies certifiées conformes.
* Parapher les registres de commerce et d'assemblée.
* Établir et suivre les dossiers d'attestations d'accueil, ainsi que les titres de séjour.

- Service élections :
* Mise à jour du logiciel (changements d'adresse et nouveaux inscrits)
* Aide administrative pendant les périodes électorales (préparation, élections et suite).

- Accueil physique et téléphonique :
* Assurer l'accueil physique et téléphonique
* Renseigner les administrés

Savoirs :
- Connaissance des règles de la fonction publique territoriale et du fonctionnement de la collectivité
- Connaissance des règles de l'état civil, de la législation funéraire.
- Connaître le cadre réglementaire de l'accès aux documents administratifs et de leur communication, droit des citoyens dans leur relation avec l'administration
- Maîtriser les techniques d'accueil des usagers.
- Connaître les techniques et les outils de communication.

Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique
- Qualité rédactionnelle
-Capacité à utiliser un logiciel spécifique pour l'état civil et les affaires générales.

Savoir-être :
- Aptitude à la relation et à la communication avec tout public
- Capacité d'adaptation d'autonomie
- Bonne compréhension de l'environnement institutionnel
- Disponibilité et capacité de travailler en équipe
- Sens du service public
- Qualité d'écoute et de compréhension
- Dynamisme et créativité
- Discrétion professionnelle