25 - 183 Un·e Assistant·e des Conseillers·Ères Techniques au Sein du Cabinet de La... H/F - Conseils départementaux

25/183 Un·e Assistant·e des Conseillers·ères techniques F/H au sein du Cabinet de la Présidence (cadre d'emploi: Adjoint administratif - Catégorie C/ Filière administrative) au Pôle Communication, Ressources-Humaines et Appui institutionnel/ Direction de la Communication

Rattaché·e fonctionnellement au Directeur de Cabinet de la Présidence et hiérarchiquement au Directeur de la communication, Pôle Communication, Ressources-Humaines et Appui institutionnel dans le cadre des missions, le·la candidat·e retenu·e sera amené·e à effectuer le secrétariat et l'assistance des Conseillers Techniques au sein du Cabinet de la Présidence et sera en charge plus particulièrement de:

-Missions principales:
Assistance administrative:
- Préparation et suivi du contenu des dossiers nécessaires aux missions des conseillers techniques (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses...);
- Préparation du contenu des dossiers réunions (notes des services, rédaction des comptes-rendus transmis par les conseillers);
- Archivage.

Organisation de l'agenda et accueil
- Gestion de l'agenda et des correspondances des conseillers techniques (déplacements, prise de RDV, courriers, mails, congés...);
- Accueil physique et téléphonique pour le compte des conseillers techniques.

-Spécificités du poste:
- Relations avec les élus, le Cabinet de la Présidence, les services et les partenaires extérieurs;
- Outils de communication nomades;
- Travail week-end et/ou jours fériés possible;
- Rythme de travail souple. Pics d'activités liés aux événements de la collectivité.

-Savoir-être et soft-skills:
- Dynamisme;
- Esprit d'initiative;
- Discrétion;
- Organisation et rigueur;
- Polyvalence;
- Réactivité et autonomie;
- Esprit de synthèse et d'analyse;
- Aisance relationnelle
- Esprit d'équipe;
- Capacités rédactionnelles;
- Disponibilité;
- Travail en mode projet.

-Compétences techniques:
- Maîtrise de la bureautique : pack Office (PowerPoint, Excel, Word ou équivalents;)
- Maîtrise de l'utilisation d'outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise...);
- Connaissances en gestion administrative;
- Connaissance des normes rédactionnelles;
- Connaissance des techniques de prise de notes (éventuellement sténographie);
- Maîtrise des méthodes de classement et d'archivage et des techniques de numérisation;
- Connaissances souhaitées en gestion administrative du personnel et en gestion budgétaire;
- Maîtrise de la construction d'outils de reporting et de tableaux de bord.