Assistante Administrative CDD H/F - Kyntus Reseaux

Collecte et saisie du présentiel, des pointages d'heures sur affaires, heures supplémentaires, et tous les documents y afférents
Participer à la tenue du standard d'accueil physique et téléphonique
Recherche et achat de transport, prestation, fourniture en relation avec la responsable achat, suivi et réception
Comparer, négocier les achats
Assure le classement des achats
Réalisation les documents de chantier, accès (demandes d'accès sites militaires), sécurité, etc...
Demande de cotation auprès des transitaires
Organisation de l'enlèvement des marchandises
Réalisation des documents administratifs pour les DOUANES (VGM, Factures commerciale...)
Suivi du transport jusqu'au lieu de livraison
Participer à la clôture comptable mensuelle
Accompagner les chargés d'affaires dans leurs métiers de bout en boutq Enregistre les commandes clients dans le logiciel de gestion commerciale
Etablit les factures clients
Prépare et organise les déplacements à l'étranger : billets d'avion, réservation hôtels, contacts avec les ambassades, demandes de visas...
Assurer l'interface avec le personnel en déplacement (en France et à l'étranger)
Participe à la prospection et au démarchage des clients potentiels
Alimenter le fichier des contacts

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Normes rédactionnelles,Optimisation des processus,Procédures administratives,Suivi des indicateurs de performance,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Améliorer des procédures administratives,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les réservations et les itinéraires de voyage,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Construction de réseaux électriques et de télécommunications

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).